格式
商調函一般采用規定格式，具體有以下内容：發函單位名稱、字号、文号、受函單位名稱，商調理由、商調事項、發函日期等。
出具主體
隻有具有人事檔案管理權的單位才有資格出具商調函。
作用
檔案因個人需要轉到外省或外地（市）的，首先得确認檔案是否在省（市）人才交流中心，然後憑檔案轉入地具有人事檔案管理權的單位（如人才交流中心）開具的商調函，才能把檔案轉出。
商調函一般是人才交流服務中心向異地的人才交流服務中心開具的，調檔函一般是單位向另一單位開具的，兩者隻是名稱不同而已，所起的作用幾乎是一樣的。
範文
例一：
商調函過去由勞動人事局統一印制，全國基本相同，人才中心有現成的表格。
某某單位商調函
（存根）
商調函字[ ]第 号
：
因工作需要，拟商調 同志到我辦工作，如貴單位同意，按第 項辦理：
1、将該同志的全部檔案、近期表現情況寄來，待研究後函告。
2、我單位保存檔案，辦理調動手續保管人事關系和檔案手續。
3、同意該同志人事關系、檔案轉出，能否安排，望速函告。
年 月 日
例二：
關于商調貴公司 同志調動工作事宜，經研究，請按下列第三項辦理。
一、該同志，因确有實際困難，要求到你單位工作，經研究同意其要求，特緻函聯系，如同意安排，請函複。
二、現寄去該同志的檔案材料，請予審閱，能否安排，望速函告，如安排不了，請即将檔案退回。
三、如你們同意調來我單位安排，請将該同志的人事檔案材料及其它調動手續一并寄來我公司。
四、經研究同意調入，如本人服從分配，請于 月 日前來我公司人力資源 部報到。
五、因工作需要，暫不同意調出。
六、經研究，該同志暫時無法安排工作，現将其檔案材料退回，請查收。
七、我單位 （ ）字第 号函于 年 月 日已發往你處，至今未見複函，請速答複。
XX公司
年 月 日
