國家行政機關公文格式:國家規定的行政機關公文的格式-中文百科頻道

前　言

準根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定對GB/T　9704－1988進行修訂。

本标準相對GB/T　9704－1988作如下修訂：

（1）将原标準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；

（2）删去原标準中的引言部分；

（3）删去原标準中與公文格式規定無關的一些叙述性解釋；

（4）對公文用紙的幅面尺寸作了較大調整，将國際标準A4型紙作為用紙紙型；删去國内16開型紙張的相應說明；

（5）對公文用紙的頁邊尺寸作了較大的調整；

（6）不設各标識域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進行說明；

（7）增加了公文用紙的主要技術指标；

（8）增加了印刷和裝訂要求；

（9）增加了每頁正文行數和每行字數以及各種要素标識的字體和字号；

（10）增加了主要公文式樣。

本标準中所用公文用語與《國家行政機關公文處理辦法》中的用語一緻。

本标準為第一次修訂。

本标準由國務院辦公廳提出。

本标準起草單位：中國标準研究中心、國務院辦公廳秘書局。

本标準主要起草人：孟辛卯、房　慶、李志祥、劉碧松、範一喬、張榮靜、李穎。

範圍

本标準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和标識規則。

本标準适用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本标準按有關規定執行。

引用标準

下列标準所包含的條文，通過在本标準中引用而構成為本标準的條文。本标準出版時，所示版本均為有效。所有标準都會被修訂，使用本标準的各方應探讨使用下列标準最新版本的可能性。

GB 148－1977　印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

定義

本标準采用下列定義。

字　Word

标識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

行　line

标識公文中縱向距離的長度單位。本标準以3号字高度加3号字高度7/8倍的距離為一基準行。

公文用紙主要技術指标

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。

公文用紙幅面及版面尺寸

公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

公文頁邊與版心尺寸公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

公文中圖文的顔色

未作特殊說明公文中圖文的顔色均為黑色。

排版規格與印制裝訂要求

排版規格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

制版要求

版面幹淨無底灰，字迹清楚無斷劃，尺寸标準，版心不斜，誤差不超過1mm。

印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所标BL100%，紅色油墨應達到色譜所标Y80%，M80%。印品着墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

公文中各要素标識規則

本标準将組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

眉首

公文份數序号

公文份數序号是将同一文稿印制若幹份時每份公文的順序編号。如需标識公文份數序号，用阿拉伯數碼頂格标識在版心左上角第1行。

秘密等級和保密期限

如需标識秘密等級，用3号黑體字，頂格标識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時标識秘密等級和保密期限，用3号黑體字，頂格标識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

緊急程度

如需标識緊急程度，用3号黑體字，頂格标識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時标識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格标識在版心右上角第1行，緊急程度頂格标識在版心右上角第2行。

發文機關标識

由發文機關全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成；對一些特定的公文可隻标識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關标識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關标識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發文機關标識推薦使用小标宋體字，用紅色标識。字号由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發文字号

發文字号由發文機關代字、年份和序号組成。發文機關标識下空2行，用3号仿宋體字，居中排布；年份、序号用阿拉伯數碼标識；年份應标全稱，用六角括号“〔〕”括入；序号不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發文字号之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

簽發人

上報的公文需标識簽發人姓名，平行排列于發文字号右側。發文字号居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3号仿宋體字，簽發人後标全角冒号，冒号後用3号楷體字标識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字号與最後一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

主體

公文标題

紅色反線下空2行，用2号小标宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

主送機關

标題下空1行，左側頂格用3号仿宋體字标識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後标全角冒号。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應将主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，标識方法同抄送。

公文正文

主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋體字标識“附件”，後标全角冒号和名稱。附件如有序号使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加标點符号。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格标識“附件”，有序号時标識序号；附件的序号和名稱前後标識應一緻。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格标識公文的發文序号并在其後标識附件（或帶序号）。

成文時間

用漢字将年、月、日标全；“零”寫為“〇”；成文時間的标識位置見8.2.6。

公文生效标識

單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，隻标識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應将成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。隻能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應将各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後一排印章之下右空2字标識成文時間。

特殊情況說明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取标識“此頁無正文”的方法解決。

附注

公文如有附注，用3号仿宋體字，居左空2号字加圓括号标識在成文時間下一行。

版記

主題詞

主題詞”用3号黑體字，居左頂格标識，後标全角冒号詞目用3号小标宋體字；詞目之間空1字。

抄送

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3号仿宋體字标識“抄送”，後标全角冒号；回行時與冒号後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後标句号。如主送機關移至主題詞之下，标識方法同抄送機關。

印發機關和印發時間

位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3号仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文複印的日期為準，用阿拉伯數碼标識。

版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記的位置

版記應置于公文最後一頁，版記的最後一個要素置于最後一行。

頁碼

用4号半角白體阿拉伯數碼标識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4号一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不标識頁碼。

公文中表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應将頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，将A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁（封四）上。

公文的特定格式

信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小标宋體字，字号由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的标識方法從本标準相應要素說明。

函适用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答複問題，向有關主管部門請求批準等。

公函包括标題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

①标題

一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；複函為《關于**（答複事項）的複函》。

②正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答複的事項和問題；希望和要求，如："務希研究承複"，敬請大力支持為盼"等。

命令格式

命令标識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小标宋體字，字号由發文機關酌定。命令标識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中标識标識令号；令号下空2行标識正文；正文下一行右空4字标識簽發人簽名章，簽名章左空2字标識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應标識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字标識成文時間。分送機關标識方法同抄送機關。其他要素從本标準相關要素說明。

會議紀要格式

會議紀要标識由“×××××會議紀要”組成。其标識位置同8.1.4，用紅色小标宋體字，字号由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本标準相關要素說明。

國家質量技術監督局1999－12－27批準發布

2000－01－01實施