商務文員:企業崗位-中文百科頻道

信息概念

一：是以電話為主要業務方式，與客戶溝通，交流，了解客戶，發展新客戶并引導客戶的行為，然後推薦公司的相關産品與服務，用電話交流的方式抓住客戶以達到商務目的。電話商務文員的工作特點和工作環境一般都比較優越。

1：一般都配有獨立的辦公環境：先進的信息管理系統和銷售管理平台，整體工作環境非常舒适。

2：公司一般都會為電話商務文員提供目标明确的客戶資源，隻需要靠自己的綜合素質來抓住客戶即可，薪水一般是保底制度，另外還有業務提成。

3：電話商務文員在入職前會經過專業培訓，不過門檻相對也比較高。并且在形象方面要求比較嚴格。

二：是以出差，或者陪同領導出訪，配合領導完成商務目的的‘業務商務文員’她們經常被稱為商務秘書，也被稱為‘高級文員’工作相對自由，而且收入相當高。不過相對來說，高級商務文員自身的素質，知識面，靈活程度，外表形象，氣質，表達能力，專業水平等方面公司都有非常高的要求。薪水沒有準确的範圍，因個人的能力不同有很大的區别。

工作流程

商務文員的工作流程與職責是比較廣泛地、需要處理地事務類型很多、商務文員最重要地工作是跟随是級進行商務調查研究：并出席會議：參與談判：以及必要地商務訪問縣：省：甚至出國：。另外：商務文員的工作流程因公司從事地業務内容不同而有所區别、但其總地來說他們地工作程序還是有很多地共同點。具體請看下面。

一：商務文員随從上司訪問流程：其工作程序上來看一般可以分為三個階段：

1：訪問準備：在上司決定訪問以後、商務文員要在出發前迅速做好充分地訪問準備工作、做好包括調整思想、準備物質、必備資料等方面地準備。

2：思想上的準備。商務文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地内容和此次訪問的商務要點點、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準備等。

3：組織準備。商務文員要做到：根據上司指示拟制訪問方案、通知有關部門确定參加訪問地随從人員名單、并進行編組和分工、組織所有人員參加預備會、聽取上司關于預備工作地指示、學習有關文件、布置具體任務、印發訪問方案和日程安排、與邀請單位聯系、使其有所準備。

4：資料準備。商務文員要收集：邀請單位地曆史沿革、上司班子、當前工作發表及評價地資料、同訪問工作相關地上司指示政策、法規性文件、同訪問中心内容相關地理論和典型經驗方面地資料、訪問地區有關地理：氣候：交通情況以及風土人情方面地資料。

5：物質準備。商務文員要攜帶：辦公用具：常用藥物：差旅費以及照相機：收錄機等文化用品。

二：訪問階段

1：做好組織安排。上司商務訪問免不了有察看商品生産現場、召開座談會或個别訪問等形式。這就要求随從商務文員為之安排好時間：地點和有關人員。無論哪種活動、随從商務文員都要做好記錄、以便事後分析：研究。商務文員看到：聽到地情況要及時：準确地向上司彙報。

2：主動提出建議。在訪問階段、随從商務文員如發現問題、應主動向上司提出如何處理地建議。

3：及時同企業聯系。在上司訪問期間、商務文員要同原企業及時溝通信息。如将外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業、使企業留守上司者掌握外出上司地狀态。同時也要從企業内部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指示、以及原企業地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。

4：處理好日常事務。随從商務文員要主動處理日常地事務工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協調、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充沛地投入工作。

三：結束階段随從商務文員要做好訪問活動地善後工作、這個階段主要有：

1：做好返程安排。聯系安排好返程地交通工具、預定好車：船：機票、安排好途中食宿、确保上司地安全。

2：整理調查資料。回企業後、要把訪問中發現地問題整理歸納成條、提出改進工作：解決問題地建議。

3：抓緊有關問題地落實。在訪問時、上司答應辦地事、回企業後商務文員要及時通知：督促有關部門抓好落實、做到言而有信、件件有着落、事事有回音。

4：報銷差旅費。随從商務文員要協助上司結算開支：報銷差旅費：償還預借款。

5：回顧總結。随從商務文員工作要對自己跟随上司訪問期間地工作進行回顧總結、主動征求上司地批評：幫助、這對商務文員自身地提高不失為一種有效地辦法。商務文員在整個跟随上司外出活動期間要時刻注意維護上司地威信、執行政策、遵守紀律、謙虛謹慎、平易近人、為上司：也為商務文員自身樹立良好地形象。

接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務的處理。

工作目标：

1.協助商務經理不斷地拓展公司的業務量，不失時機的發展可能的擴建項目。

2.掌握市場動态及時準确。

3.與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務。

4.及時統計相關數據，為客戶提供必要的信息。

5.及時催繳應收款項。

工作職責：

1.了解市場，跟蹤并發展可能的擴建項目。

2.定期跟蹤現有客戶和了解潛在客戶。

3.參與商務合同的制定及價格談判。

4.及時反饋有關工作流程的修改意見。

5.完成日常報告及整理存檔，如收貨、盤點、月度計劃、年度彙

總、作業指令等。

6.催繳客戶拖欠款額。

7.項目及公司進口設備的免稅審批手續。

8.保稅及非保稅海關業務的申報工作。

技能知識：

1.大學本科及以上學曆。

2.3年以上相關工作經驗。

3.良好的中、英文口頭及書面表達能力。

4.熟練地使用相關的辦公軟件。

5.良好的内外協調及溝通能力。

商務文員涉及的領域很廣，如酒店、旅遊、票務，就是坐辦公室也要掌握本行業的工作狀況，現提供一份可共享工作内容作參考：許多商務行業為了滿足顧客對速度的追求和一些特殊的需求，設置了專門的通訊與商務設施供顧客使用和代為翻譯、打字、複印等專項服務。設專門部門來完成以上種種服務，這便是商務中心的由來。不少商務中心設在前廳部。商務中心文員在崗時，除按照服務規程工作外，在禮貌服務上應做到：

一、注重個人儀表在工作崗位上，要儀表整潔，儀容端莊，儀态大方。工作時間要精神飽滿，精力集中，在客戶面前，注意自己的坐立、行走姿勢。要符合員工守則中有關規定的要求。

二、工作熱情主動要熱情主動地接待客戶，微笑問候，敬語當先，尊重客戶的意願，對客戶不得漫不經心，愛搭不理，顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有特殊要求的客戶，不得有不耐煩的表示。在同時接待數位客戶時，應按先後次序一一受理，同時向各位打招呼緻意，使其不緻有被冷落感。要忙而不亂，有條有理。要講究職業道德，注重信譽，确保質量，按規定收費，代客保密。商務中心的辦公室既是服務的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環境衛生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒适、方便、信賴感。

三、辦事認真、講究效率

1、承辦電傳、傳真、打字、複印、翻譯、快遞等項業務，要做到準确、快捷、細心、周到，杜絕差錯。客戶如果對服務有不滿時，商務中心文員應做耐心解釋，不應置之不理。解釋時說話态度要謙和，語氣要委婉，解釋是要耐心申述事情的原委，不應轉化為與客戶一比高下的争辯。

2、電傳（Telex）又叫用戶電報。商務中心安裝的電傳機可供直接拍發和接收。由于電傳通訊既方便又迅速，商務客人使用很是方便。商務中心文員代客發電傳時，要浏覽客戶的電傳底稿，有不清楚的地方要詢問明白，并請客戶重抄或經客戶同意後代為改正。代發的電傳應留下複制件以便查詢。

代客發畢電傳後，要把通報時間、發報機位、發出時間及操作人員工号填寫在挂号單上，并請客人到收銀處付款。代收電傳時，收到電傳後應檢查有無收報人地址和姓名，将電文連同發來電傳的時間記錄并小心撕下，填上經手人工号，可将電傳送到客人房間或打電話請客人到商務中心領取，請客人在電傳登記簿上簽名。

3、傳真（Fax）也稱傳真電報。它比電傳機快五十多倍，能重現“原件”，将任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個地方輸到另一個地方，它能将文件複制品完全準确地傳送到任何距離去，既有電話的速度，又具有辦公室内複印機的複印功能。代客發傳真時應仔細核對發送對方的地區号和傳真号，以防錯發，傳真發畢應将發送時間及操作人員工号填在帳單上并請客人去收銀處付款。

4、要樹立良好的服務形象，不得利用工作之便謀私利，不向客戶換彙、套彙，維護人格、國格。