概述
預收賬款指買賣雙方協議商定，由購貨方預先支付一部分貨款給供應方而發生的一項負債。預收賬款一般包括預收的貨款、預收購貨定金。施工企業的預收賬款主要包括預收工程款、預收備料款等。預付賬款是預先付給供貨方客戶的款項，也是公司債權的組成部分。
預付賬款是指企業按照購貨合同的規定，預先支付給購貨方的款項。在日常核算中，有的企業由于主客觀等原因，錯用該科目或利用該科目隐瞞利潤推遲納稅等，對預付賬款管理不善，影響了企業财務信息的真實性。
作為流動負債，預收賬款不是用貨币抵償的，而是要求企業在短期内以某種商品、提供勞務或服務來抵償。借方登記企業向供貨商預付的貨款，貸方登記企業收到所購物品應結轉的預付貨款，期末借方餘額反映企業向供貨單位預付而尚未發出貨物的預付貨款；本科目期末借方餘額，反映企業預付的款項；期末如為貸方餘額，反映企業尚未補付的款項。
預付賬款屬于會計要素中的資産，通俗點就是你暫存人家那的錢，如果沒有買人家東西前，這錢還是你的，所以是資産。
賬務處理
（一）根據購貨、服務合同或協議規定預付款項時，按照預付金額，借記本科目，貸記“财政撥款收入”、“零餘額賬戶用款額度”、“銀行存款”等科目。n
（二）收到所購資産或服務時，按照購入資産或服務的成本，借記“庫存物品”、“固定資産”、“無形資産”、“業務活動費用”等相關科目，按照相關預付賬款的賬面餘額，貸記本科目，按照實際補付的金額，貸記“财政撥款收入”、“零餘額賬戶用款額度”、“銀行存款”等科目。涉及增值稅業務的，相關賬務處理參見“應交增值稅”科目。n
（三）根據工程進度結算工程價款及備料款時，按照結算金額，借記“在建工程”科目，按照相關預付賬款的賬面餘額，貸記本科目，按照實際補付的金額，貸記“财政撥款收入”、“零餘額賬戶用款額度”、“銀行存款”等科目。n
（四）發生預付賬款退回的，按照實際退回金額，借記“财政撥款收入”[本年直接支付]、“财政應返還額度”[以前年度直接支付]、“零餘額賬戶用款額度”、“銀行存款”等科目，貸記本科目。
會計處理
一、賬戶設置
“預收賬款”賬戶用于核算企業按照合同規定向購貨單位預收的款項。“預收賬款”賬戶下應按購貨單位設置明細賬，進行明細核算。預收賬款情況不多的企業，也可以将預收的款項直接記入“應收賬款”的貸方。
二、預收賬款會計處理的實例
[例]某公司預付給供貨方的材料款共計20000元，應編制會計分錄如下：
借：預付賬款20000
貸：銀行存款20000
收到材料和專用發票時，全部貨款為20000元，稅金為3400元，應補付3400元。應編制會計分錄如下：
借：物資采購20000
應交稅金——應交增值稅(進項稅額)3400
貸：預付賬款23400
借：預付賬款3400
貸：銀行存款3400
在預付貨款業務不多的企業，也可以通過“應付賬款”科目核算預付賬款業務。企業在預付時借記“應付賬款”科目，收到采購的商品後再予沖銷。但是，在這種處理方法下，“應付賬款”的某些明細賬戶可能會出現借方餘額。在期末，應付賬款明細賬的借方餘額應在資産負債表中列作資産項目，而各明細賬的貸方餘額才列為負債。
預付賬款業務較多的企業，需要為每一個客戶設置明細賬，列明預付日期、采購商品的規格及數量、預付金額、到貨日期及注銷日期等。
企業的預付賬款不得計提壞賬準備。但是，如果有确鑿的證據表明企業預付賬款的性質已經發生改變，或者因供貨單位破産、撤銷等原因已經無望再收到所購貨物的，應将原計入預付賬款的金額轉入其他應收款，并按規定計提壞賬準備。
查賬
企業應設置“預付賬款”會計科目，核算企業按照購貨合同規定預付給供應單位的款項。
企業因購貨而預付的款項，借記“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。收到所購物資時，根據發票賬單等列明應計入購入物資成本的金額，借記“物資采購”或“原材料”、“庫存商品”等科目，按專用發票上注明的增值稅額，借記“應交稅金—應交增值稅（進項稅額）”科目，按應付金額，貸記“預付賬款”科目。補付的款項，借記“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目；退回多付的款項，借記“銀行存款”科目，貸記“預付賬款”科目。
預付款項情況不多的企業，也可以将預付的款項直接記入“應付賬款”科目的借方，不設置“預付賬款”科目。
企業的預付賬款，如有确鑿證據表明其不符合預付賬款性質，或者因供貨單位破産、撤銷等原因已無望再收到所購貨物的，應将原計入預付賬款的金額轉入其他應收款。企業應按預計不能收到所購貨物的預付賬款賬面餘額，借記“其他應收款——預付賬款轉入”科目，貸記“預付賬款”科目。
除轉入“其他應收款”科目的預付賬款外，其他預付賬款不得計提壞賬準備。
“預付賬款”科目應按供應單位設置明細賬，進行明細核算。
“預付賬款”科目期末借方餘額，反映企業實際預付的款項；期末如為貸方餘額，反映企業尚未補付的款項。
一、審查企業預付賬款内部控制制度
對預付賬款内部控制制度檢查時，應注意：
1）是否建立了明确的職責分工制度“預付賬款”的總賬和明細賬戶的登記應由不同的職員分别登記；現金收款員不得從事預付賬款的記賬工作。
2）預付賬款的形式是否經過嚴格的審批，是否嚴格按照合同的規定執行。
3）是否建立了催收貨款制度。企業發生的各種預付賬款應當及時按照合同的規定清算、催收，對于長期未收回的預付賬款，應查明原因，必要時可派人索要。
4）是否建立了壞賬損失審批制度。企業發生的預付賬款，如确實形成壞賬損失，需經過必要的審批方可列作壞賬損失入賬。。
二、“預付賬款”賬戶檢查
對“預付賬款”賬戶進行檢查時，應注意以下幾點：
1、查賬人員在審閱“預付賬款”賬戶或有關會計憑證時發現線索或疑點，再追蹤查證，對于利用“預付賬款”賬戶隐瞞主營業務收入的問題，在審閱會計資料，進行賬證核對時可發現下列線索或疑點：
1）“預付賬款”賬戶挂賬；
2）該筆業務“預付賬款”賬戶的摘要欄說明不真實或模糊不清；
3）該筆業務的會計憑證不真實、不合法，甚至隻有記賬憑證，沒有原始憑證；
4）如果将截留的該筆收入作非法開支，也會造成證證、賬證不符。
發現上述一個或幾個線索、疑點後，可以進行進一步的審閱核對有關會計資料，調查詢問有關人員，了解有關情況，從而查證問題。
2、由于預付款業務須以合法合同為基礎，因此對每一筆預付款業務，看其是否有對應合同，查證合同上規定的預付款數額是否同預付款發生額相符。并要對購貨合同的合法性、合理性進行查證，以确定是否在以虛假或不合理合同串通錯弊，虛列預付賬款的問題。
3、查閱預付賬款總賬與明細賬，看其餘額是否相符，還應注意明細賬中相關摘要的叙述是否清晰，必要時可調閱相關記賬憑證和原始憑證，以确定是否存在“預付賬款”賬戶所反映的經濟業務超出其核算範圍的情況。
4、查證預付賬款業務關聯單位，确定是否存在虛假預付賬款業務，以及預付賬款餘額是否正确。
5、查證購貨入庫記錄，看有無重複付款或将同一筆已付清的賬款在預付款和應付賬款兩個科目中同時挂賬的情況。
6、查證“預付賬款”明細賬的賬齡長短及相關的記賬憑證、原始憑證。如果賬齡過長、則有利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為的可能。
最後，問題查證後，應根據其具體情況作出恰當的調整。
三、預付賬款壞賬準備
企業的預付賬款不得計提壞賬準備。但是，如果有确鑿的證據表明企業預付賬款的性質已經發生改變，或者因供貨單位破産、撤銷等原因已經無望再收到所購貨物的，應将原計入預付賬款的金額轉入其他應收款，并按規定計提壞賬準備。
預付賬款要注意的問題
1、防止利用預付賬款作為“中轉站”
按規定，企業的預付款業務必須以有效合法的供應合同為基礎，而實際工作中有的企業的預付款業務根本無對應的合同，而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋，為他人進行非法結算，将所得回扣或傭金據為已有；或利用該項業務轉移資金，隐匿收入、私設“小金庫”或私分。
如甲企業本與乙企業無任何業務往來，但甲企業的負責人與乙企業的财務主管有親戚關系，于是，甲企業以收取一定“使用費”為條件，在審計人員的函證中證明該企業收到乙企業的預付款，給審計人員的工作制造了很大的障礙，使甲、乙兩企業的會計核算失去了真實性。
2、防止利用預付賬款作為“回收站”
在許多企業中，“預付賬款”賬戶就發揮着“回收站”的作用，企業銷售商品，不确認收入，而是暫時存放在“預付賬款”賬戶中，作為預付款，日後，再作相反會計分錄，視同退款。這樣的後果就是企業可以偷逃收入、偷逃稅金、隐匿收入。
四、将不屬于預收賬款核算的事項列入預收賬款
如企業将本應記入“其他業務收入”、“營業外收入”科目的事項記入“預收賬款”科目，從而達到逃避繳納流轉稅和所得稅的目的。檢查時應審閱預收賬款明細賬貸方發生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業務的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。
五、将應記入收入的直接交款提貨業務記入預收賬款
會計制度規定，交款提貨銷售在收到貨款并将發票賬單和提貨單交給買方後确認收入。檢查時對每筆預收賬款明細賬貸方發生額，應要求企業出具相應的合同，以核實發生預收賬款的原因；并結合對企業發生預收賬款時的發貨業務，檢查庫存商品明細賬或提貨單，核實企業是否發生交款提貨銷售業務，有無将本應确認為收入的事項作為預收賬款處理。
六、私營公司預付賬款的核算
私營公司應設置“預付賬款”賬戶對預付貨款進行會計核算。企業對供貨方預付貨款時，應借記“預付賬款”科目，以後收到預購的材料或商品時，則貸記“預付賬款”科目。現舉例說明。
[例]星光電器廠預付甲企業的原材料款共計150000元。作如下會計分錄：
借：預付賬款——甲企業150000
貸：銀行存款150000
收到原材料及專用發票時，貨款價為200000元，增值稅為34000元，應補付84000元。則應編制如下會計分錄：
借：物資采購200000
應交稅金——應交增值稅（進項稅額）34000
貸：預付賬款——甲企業234000
補付貨款，作如下會計分錄：
借：預付賬款——甲企業84000
貸：銀行存款84000
若星光電器廠收到原材料及專用發票，全部貨價為100000元，增值稅17000元，應退33000元，則編制如下會計分錄：
借：物資采購100000
應交稅金——應交增值稅（進項稅額）17000
貸：預付賬款——甲企業117000
退回多付的貨款，作如下會計分錄：
借：銀行存款33000
貸：預付賬款——甲企業33000
若私營公司預付貨款情況不多，也可将預付的貨款直接記入“應付賬款”科目的借方，預付貨款時，借記“應付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目，收到材料或商品時再予以轉銷。若期末編制資産負債表時，“應付賬款”所屬明細科目有借方餘額的，應将這部分借方餘額在資産負債表的資産方列示。
七、工業企業預付賬款的核算
1、企業預付貨款
借：預付帳款
貸：銀行存款
2、收到所購物品，根據發票帳單等列明的金額
借：材料采購等
貸：預付帳款
3、補付的貨款
借：預付帳款
貸：銀行存款
4、退回多付的貨款借：銀行存款
貸：預付帳款
核算異常情況
新《企業會計準則》附錄《會計科目和主要賬務處理》規定，“預付賬款”科目用來核算企業按照合同約定預付的款項。企業可按供貨單位進行明細核算。該科目期末一般為借方餘額，反映企業預付的款項，如為貸方餘額，則反映企業尚未補付的款項。
在日常會計核算中，該科目與稅收有關聯的事項較少，主要為預付購貨款後在收到貨物時可能涉及的對增值稅進項稅的處理，但由于對增值稅進項稅扣除的管理非常嚴格，所以，該事項出現偷稅的可能性較低。但值得注意的是，正是由于該科目涉稅事項較少，使得許多檢查人員不重視對預付賬款的檢查，往往使該賬戶成為企業賬内“飛過海”及隐匿利潤的防空洞，本文介紹的案例就屬于這方面的問題。
正确使用與管理
一、“預付賬款”在日常核算中誤用的形式及原因
1）企業購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”
在實際會計核算中，對企業購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款，許多财務人員不知道應該将其列支在“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認為隻要是預付的各種款項，均應在“預付賬款”科目列支，對“預付賬款”科目含義存在誤解。《企業會計制度》規定,預付賬款科目核算企業按照購貨合同的規定而預先支付給供應單位的款項。該科目屬于流動資産類科目，用來核算購入存貨時形成的預付款。而上述的采購機器設備、廠房的預付款項或預付在建工程款屬于固定資産類核算的對象,應當根據其性質用“工程物資”或“在建工程”科目核算。
2）職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目
在會計實務中，企業采購部門人員借支去采購材料等貨物時需要先付款,财務部門隻持有采購人員的借條，發票和供貨企業的收據在當月收不到,會計人員在做賬時往往誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般情況下，和主營業務無關的業務都可以用“其他應收款”核算，而“預付賬款”一般核算和主營業務有關的項目，如采購材料等。所以職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”而不是“其他應收款”科目。
3）資産負債表中的預付賬款項目填列不正确
會計期末,财務人員在編制資産負債表時，往往容易将應付賬款和預付賬款合并計算，如将“預付賬款”總分類賬戶的期末餘額直接填列在資産負債表的“預付賬款”項目中,這樣計算不一定正确，因為總分類賬戶等于所屬各個明細分類賬戶餘額之和，而預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細賬金額。
4）将房地産開發企業預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”
在房地産開發企業日常核算中,個别财務人員沒有考慮到房地産開發企業的特殊性,将預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對于房地産開發企業來說，其開發項目屬于存貨，其預付工程款和預付的土地使用權款應該使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”。
5）“預付賬款”長期挂賬影響損益和稅收
企業按購貨合同預付貨款後，由于有的供貨單位不開發票，有的供貨單位可能倒閉或撤消，有的未倒閉但時間達兩年以上不可能開發票，财務人員不對這筆經濟業務進行賬務處理，緻使預付賬款長期挂賬，影響當期損益。在這種情況下正确的處理是：如有确鑿證據表明其不符合預付賬款性質，或者因供貨單位破産、撤消等原因已無望再收到所購貨物的，應将原計人預付賬款的金額轉入其他應收款，并計提相應的壞賬準備。
二、加強企業預付賬款管理的措施
以上列舉了預付賬款在企業實際核算中可能發生錯誤的幾種形式，為了使企業提供的财務信息更加真實、可靠,規範預付賬款的使用，必須對企業的預付賬款加強管理。具體措施如下：
（1）建立健全預付賬款管理責任制度。财務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作，供應部門負責預付賬款的清查催收工作。通過加強對預付賬款的管理，加速資金周轉，提高資金使用效益。
（2）建立預付賬款的控制制度。發生預付款項時必須簽訂合同，合同經各有關部門會簽後，上交一份财務部備查。同時為了節約貨币資金的支出，供應部門應按照經部門主任、總會計師審批後的購貨合同的規定，辦理預付賬款支付手續，嚴格控制各種預付款項的額度。未簽訂購貨合同的業務不得發生預付賬款，外委工程不準發生預付賬款。
（3）建立預付賬款台賬管理制度。财務部門應與客戶協商,要求客戶建立預付賬款台賬,詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、餘額、發生時間、對方負責人、經辦人、目前對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等信息。對各種預付款項，應按照購貨協議或合同的規定，按單位或個人名稱、債務單位、個人或供應單位名稱設置有關的明細賬并詳細記載。同時将購貨合同、簽證單和台賬一同保管，形成完整的檔案。
（4）建立健全預付賬款清理責任制度。按照供貨合同或提供勞務合同的協議，指定專人做好結算和催收工作，制定工作計劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發生。供應部門經辦人要按購貨合同規定的時間組織交貨,驗收入庫,并在7日内報銷。如超過報銷期限，每天按預付金額的千分之三收取經辦人資金占用費。财務部門對所發生的預付賬款如有确鑿證據表明其不符合預付賬款的性質,或因供貨單位破産、撤消等原因已無望再收回所購貨物的，應将其轉入其他應收款。
（5）建立财務人員培訓制度。财務人員要不斷接受繼續教育,熟練系統地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。
（6）建立單位負責人的責任制度。單位負責人應對本單位采購與預付款内部控制的建立健全和有效實施以及采購與預付款業務的真實性、合法性負責。
（7）建立預付賬款和定金的授權标準制度，加強預付賬款和定金的管理。
錯用的形式和原因
企業在日常核算過程中，基于主觀故意和客觀原因，有時會誤用“預付賬款”科目或利用該科目隐瞞利潤推遲納稅、偷逃企業所得稅，一般來說有以下幾種情形：n
（一）購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”。在實際會計核算中，企業發生的購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等業務，不少會計人員不知道将其列入“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目，認為隻要是預付的各種款項均應在“預付賬款”科目列支，沒有正确理解預付賬款的性質。n
《企業會計制度》規定，預付賬款科目是流動資産類科目，用來核算企業購入存貨時形成的預付款。而上述購建設備、廠房的預付款或預付在建工程款屬于固定資産類核算的對象，不應在“預付賬款”科目核算，而在“工程物資”或“在建工程”科目核算。n
（二）職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目。企業采購人員借支去采購材料等貨物需要先付款，财務部門隻有采購人員的借條，發票在當月收不到，也無供貨企業的收據，會計人員做賬時誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般來說，和主營無關的業務可以用其他應收款核算，而預付賬款的核算内容是和主營業務有關的項目，如采購材料，需要有合同。所以，職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”。n
（三）資産負債表中的預付賬款項目填列可能不正确。會計期末會計人員編制資産負債表時，容易将應付賬款和預付賬款合并計算出錯。如：将“預付賬款”總分類賬戶的期末餘額直接填列在資産負債表的“預付賬款”項目中，這樣計算不一定正确。因為，總分類賬戶等于所屬各個明細分類賬戶餘額之和。這種錯誤源于會計人員沒有考慮預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細數額。n
實際上，預付賬款與應付賬款是對應的。需要注意的是，隻有在期末編制資産負債表時，預付賬款項目年末數=應付賬款的某筆明細賬戶借方餘額+預付賬款的借方餘額，而賬薄記錄不變。n
（四）房地産開發企業對預付工程款和預付的土地使用權款，誤用“在建工程”科目核算。在房地産開發企業日常核算中，個别會計人員把預付工程款和預付的土地使用權款誤用“在建工程”科目核算，原因是沒有考慮房地産開發企業的特殊性。我們知道，對于房地産開發企業來說，其開發項目屬于存貨，其預付工程款和預付的土地使用權款應使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”科目。
（五）預付賬款長期挂賬，影響損益和稅收。對于非房地産開發企業，在企業按購貨合同預付貨款後，由于供應單位不給開發票，或對方單位可能倒閉，或未倒閉但時間達兩年以上，也不可能開發票至企業，會計人員則不對這筆經濟業務做賬務處理，緻使預付賬款長期挂賬，影響當期損益。正确的處理是：若估計不能收回，則将預付賬款轉入其他應收款再提取壞賬準備。
審計
析預付賬款賬齡及餘額構成，根據審計策略選擇大額或異常的預付賬款重要項目（包括零餘額賬戶），函證其餘額是否正确。
結合應付賬款明細賬抽查入庫記錄，查核有無重複付款或将同一筆已付清的賬款在預付賬款和應付賬款兩個科目中同時挂賬的情況。
分析預付賬款明細賬餘額，對于出現貸方餘額的項目，應查明原因，必要的建議進行重新分類調整。
對于用非記賬本位币結算的預付賬款，檢查其采用的折算彙率和彙兌損益處理的正确性。
檢查預付賬款長期挂賬的原因。
檢查預付賬款是否在資産負債表上恰當披露。如果被審計單位是上市公司，則其會計報表附注通常應披露預付賬款賬齡分析、欠款金額較大單位的名稱、期末數額、欠款時間、欠款原因，以及持有5%（含5%）以上股份的股東單位賬款等情況。
案例分析
案例一：注冊會計師王明在對明光公司審計時，發現預付賬款科目中有3年前預付給A公司購材料款2000萬元和B公司采購工具款1000萬元。注冊會計師王明向明光公司索取供貨合同及相關資料時，均未能提供，要求進行函證時也無法發函和回函。
案例二：注冊會計師李成在對新興公司預付賬款項目審計時，發現其中有支付給C公司的在建工程款項400萬元。
案例三：注冊會計師陳剛在對萬家樂公司預付賬款項目審計時，發現預付賬款和應付賬款科目中均有D公司明細賬戶，預付賬款科目有預付D公司貨款200萬元，應付賬款科目中有應付D公司貨款180萬元。陳剛通過對被審計單位會計人員查詢核實，确定應付D公司的貨款應與預收賬款進行沖銷處理。
分析：根據現行會計制度的規定，注冊會計師分别對明光公司、新興公司和萬家樂公司的上述預付賬款會計事項提出以下審計意見：
1、經供需雙方簽訂合同确定的供貨數量、時間、預付賬款比例等條款後，購貨方才能付出款項，而且在一定供貨期内，可以把預付賬款大部分扣回。上述案例一的情況已屬非正常情況，且數額較大，需要審計人員根據各方情況綜合分析判斷，以确定其性質，履行必要的審計程序。注冊會計師可追加以下審計程序：追溯查驗彙出款項的原始憑證、授權等有關資料；要求被審計單位提供書面材料，說明此款項的用途和未能清算的原因；由審計人員第二次發出函證，獲取肯定或否定的證明。
2、對于案例二的情況，注冊會計應根據會計制度的規定，将應在“在建工程”或“預付工程款”科目中核算的在建工程款項從預付賬款科目中轉出，并提請被審計單位進行相應的賬務調整處理。
3、案例三的情況在實務中比較普遍。主要是由于貨物入庫手續不全造成會計處理不及時，形成資産、負債雙方虛增。注冊會計師應提請被審計單位進行賬務調整。
一、本科目核算企業按照合同規定預付的款項。
預付款項情況不多的，也可以不設置本科目，将預付的款項直接記入“應付賬款”科目。企業進行在建工程預付的工程價款，也在本科目核算。企業（保險）從事保險業務預先支付的賠付款，可将本科目改為“1123預付賠付款”科目，并按照保險人或受益人進行明細核算。
二、本科目可按供貨單位進行明細核算。
三、預付賬款的主要賬務處理。
（一）企業因購貨而預付的款項，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目。收到所購物資，按應計入購入物資成本的金額，借記“材料采購”或“原材料”、“庫存商品”等科目，按應支付的金額，貸記本科目。補付的款項，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目；退回多付的款項做相反的會計分錄。涉及增值稅進項稅額的，還應進行相應的處理。
（二）企業進行在建工程預付的工程價款，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目。按工程進度結算工程價款，借記“在建工程”科目，貸記本科目、“銀行存款”等科目。
（三）企業（保險）預付的賠付款，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目。轉銷預付的賠付款，借記“賠付支出”、“應付分保賬款”等科目，貸記本科目。
（四）本科目期末借方餘額，反映企業預付的款項；期末如為貸方餘額，反映企業尚未補付的款項。
注意問題
防止利用預付賬款作為“中轉站”
按規定，企業的預付款業務必須以有效合法的供應合同為基礎，而實際工作中有的企業的預付款業務根本無對應的合同，而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋，為他人進行非法結算，将所得回扣或傭金據為已有；或利用該項業務轉移資金，隐匿收入、私設“小金庫”或私分。
如甲企業本與乙企業無任何業務往來，但甲企業的負責人與乙企業的财務主管有親戚關系，于是，甲企業以收取一定“使用費”為條件，在審計人員的函證中證明該企業收到乙企業的預付款，給審計人員的工作制造了很大的障礙，使甲、乙兩企業的會計核算失去了真實性。
防止利用預付賬款作為“回收站”
在許多企業中，“預付賬款”賬戶就發揮着“回收站”的作用，企業銷售商品，不确認收入，而是暫時存放在“預付賬款”賬戶中，作為預付款，日後，再作相反會計分錄，視同退款。這樣的後果就是企業可以偷逃收入、偷逃稅金、隐匿收入。
将不屬于預收賬款核算的事項列入預收賬款
如企業将本應記入“其他業務收入”、“營業外收入”科目的事項記入“預收賬款”科目，從而達到逃避繳納流轉稅和所得稅的目的。檢查時應審閱預收賬款明細賬貸方發生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業務的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。
将應記入收入的直接交款記入預收賬款
會計制度規定，交款提貨銷售在收到貨款并将發票賬單和提貨單交給買方後确認收入。檢查時對每筆預收賬款明細賬貸方發生額，應要求企業出具相應的合同，以核實發生預收賬款的原因；并結合對企業發生預收賬款時的發貨業務，檢查庫存商品明細賬或提貨單，核實企業是否發生交款提貨銷售業務，有無将本應确認為收入的事項作為預收賬款處理。
私營公司預付賬款的核算
私營公司應設置“預付賬款”賬戶對預付貨款進行會計核算。企業對供貨方預付貨款時，應借記“預付賬款”科目，以後收到預購的材料或商品時，則貸記“預付賬款”科目。
工業企業預付賬款的核算
1、企業預付貨款
借：預付帳款
貸：銀行存款
2、收到所購物品，根據發票帳單等列明的金額
借：材料采購等
貸：預付帳款
3、補付的貨款
借：預付帳款
貸：銀行存款
4、退回多付的貨款
借：銀行存款
貸：預付帳款
若私營公司預付貨款情況不多，也可将預付的貨款直接記入“應付賬款”科目的借方，預付貨款時，借記“應付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目，收到材料或商品時再予以轉銷。若期末編制資産負債表時，“應付賬款”所屬明細科目有借方餘額的，應将這部分借方餘額在資産負債表的資産方列示。
核算異常情況
新《企業會計準則》附錄《會計科目和主要賬務處理》規定，“預付賬款”科目用來核算企業按照合同約定預付的款項。企業可按供貨單位進行明細核算。該科目期末一般為借方餘額，反映企業預付的款項，如為貸方餘額，則反映企業尚未補付的款項。
在日常會計核算中，該科目與稅收有關聯的事項較少，主要為預付購貨款後在收到貨物時可能涉及的對增值稅進項稅的處理，但由于對增值稅進項稅扣除的管理非常嚴格，所以，該事項出現偷稅的可能性較低。但值得注意的是，正是由于該科目涉稅事項較少，使得許多檢查人員不重視對預付賬款的檢查，往往使該賬戶成為企業賬内“飛過海”及隐匿利潤的防空洞，本文介紹的案例就屬于這方面的問題。
業務流程
第一步：采購提出預付款申請。
采購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為财務管理系統是一個單獨的系統，沒有跟進銷存系統進行結合。所以，這個預付款申請的話，需要采購手動提出。
一般采購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字确認以後，拿到财務，讓财務人員付款。财務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統中輸入相關的單據内容，并進行付款。
在系統中操作的時候，要注意兩個問題。
一是單據類型的選擇。為了與其他正常付款進行區别，在财務管理系統中，一般為預付款業務設置了一個特殊的的單據，即“預付款單據”。這個單據跟其他單據的區别在于，系統在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據，看看有沒有未結賬的預付款單，若有的話，則會提示用戶。其實，從财務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區别。因為預付款是其他的資産，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從财務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些财務管理系統，在單據上不做區别，但是，會有一個付款類型字段來進行分類。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購定單号。因為财務管理系統沒有跟其他的系統相關聯，所以，預付款單隻能夠财務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單号碼。這主要是為了後續沖銷作業的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的采購定單上，而不是隻要供應商對，什麼采購定單都可以沖銷的。若在這裡注明采購定單的話，那在沖銷業務的時候，就可以一目了然的知道，這張預付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。
最後，還要注意一點，就是這張預付款單據的沖銷狀态。剛開立預付款單據的時候，這張單據的沖銷狀态顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護，而是根據下面的沖銷業務進行自動的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據。如公司采購單、公司收貨單、供應商發票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據。這裡要注意一點，就是發票的問題。現在大部分企業的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發票，而是要等到貨款結清的話，一次性開發票。當然，具體如何操作，還是要企業跟供應商之間進行協商。若有多張發票的時候，為了後續稽核的方便，則要在發票管理中或者付款單中輸入多張發票号碼。
