形式
便函式
以信函的形式寫作。
表格式
人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。
注意事項
催款方在制作中應注意以下事項：
一、催款函應包括以下内容：
1、欠款方名稱2、欠款事項3、欠款時間4、欠款原因5、欠款金額6、發票編号
7、催款方的銀行賬号8、最後付款期限
二、催款方的信息要明确方便欠款方還款，包括以下：
1、催款方的聯系人2、聯系電話3、聯系地址
三、催款的語氣，根據催款性質不同，注意如下：
1、通知欠款方并告知付款時間将要到或已經到，讓對方企業準時付款。此時是通知性質，催促語氣不宜強烈。
2、欠款方未按時付款或已長時間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴重警告的意思，催促語氣比前者強烈，催款的内容、時間更為明确。
出于保持催款單位與欠款方的友好合作關系，催款函可以分階段發出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最後通牒”。
四、尾部寫明催款方的處理意見
在催款函尾部可以增加欠款方經催款函提醒仍不付款，催款方可根據相關規定（如合同約定、銀行規定）加收罰金，或是通過法律途徑解決付款事宜。
綜上，發送催款函的目的是向欠款方催收款項，在書寫過程中，催收方必須對催款函上的各項内容給予明确，尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬号、最後付款期限等，方便欠款方還款，從而最大限度的保障催款方的合法利益。
作用
①查詢
催款函可以及時了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協調雙方的關系。
②催收
債權方為了加速資金流動以及合理周轉，擴大再生産，會對債務有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，盡可能避免或減少經濟損失。
③憑證
如果由于拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。
範文示例
催款函
□ □ □公司：
于□年□月□日為止，我公司已為貴公司安裝了□□□，貨款金額計□ □ □ 萬元，發票編号為□ □ □ 。可能由于貴方業務過于繁忙，以緻忽略承付。故特緻函提醒，請即進行結算。如有特殊情況，請即與我公司 □□□ 聯系，手機：□□□ 郵編：□□□ 地址：□□□。
特此函達
我公司帳戶名稱：□□□□□□□□□□□
開 戶 銀 行：□□□□□□□□□□□
帳 号：□□□□□□□□□□□
□□□□年□□月□□日
