分析
利用過程流程圖來說明産品(服務)形成全過程，為了說明過程所有可能的波動偏差，應把所有人力資源、文件、程序方法、設備和測量儀器等都包括在過程的說明中。過程流程圖應使用标準或公認的圖形符号(或語言)及結構來繪制過程流程圖。
舉例
常用的繪制流程圖的符号如下：橢圓符号表示終端。它表示一個過程的開始(輸入)或結束(輸出)，“開始”或“結束”寫在符号内；矩形符号表示活動。它表示在過程中一個單獨的步序，活動的簡要說明寫在矩形内；菱形符号表示判斷。它表示過程中的一項判定或一個分岔點，判定或分岔的說明寫在菱形内，以問題的形式出現；對該問題的回答判定了在判定符号之外引出的路線；每條路線标上相應的回答；流線符号表示進展。它表示過程的流程方向(流線箭頭指向)；文件符号表示信息。它表示過程的書面信息、文件的題目和說明寫在符号内；數據庫符号也表示信息。
它表示過程的電子儲存信息、數據庫的名稱和說明寫在符号内；圓圈符号表示延續。它表示在相互聯系的流程圖内，圈内使用同樣的字母或數字，以表示各個過程間是如何連接的。
步驟
其分析步驟為：
1、檢查每個判定符号：這是一種檢查活動嗎？這是一種全面檢查嗎？還是僅檢查幾類故障？這是不是冗餘的檢查？
2、調查每個循環：如果沒有故障，是否需做這些活動？循環有多少“長”(步驟，時間損失，資源損失)？這個循環能防止問題發生或再發生嗎？
3、分析每項活動符号：是冗長的活動嗎？活動的成本/效益如何？在該項活動中，我們如何防錯？
4、研究每個文件或數據符号：是否必要？如何保持其更新？是否隻有唯一的信息來源？我們能夠如何利用這一信息，監視并改進該過程？
