企業管理軟件:幫助企業管理者們提高工作效率的軟件-中文百科頻道

企業管理軟件

企業管理軟件是能夠幫助企業管理者們提高工作效率，而不是增加他們的負擔。沒有複雜的流程設計，沒有複雜的表單設計等等。企業管理軟件在重視系統功能的全面性，流程的可控性，技術的先進性，更要注重系統的易用性。

易理解性

易理解性是指用戶認識軟件的結構、功能、邏輯、概念、應用範圍、接口等難易程度的軟件屬性。該特征要求軟件研制過程中形成的所有文檔其語言簡練、前後一緻、易于理解以及語句無歧義。包括宣傳資料應實事求是，言簡意赅，而不是過度包裝；功能名稱、圖标、提示信息等應該直接、明了，沒有歧義，容易理解，讓用戶一看就知道是幹什麼的，而不是猜測其作用；使用手冊應該站在讀者的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細緻、邏輯清晰，盡量避免專業術語。

易學習性

易學習性是指用戶學習軟件應用（運行控制、輸入、輸出）難易程度的軟件屬性。該特征要求提供的用戶文檔的内容詳細、結構清晰以及語言準确；要求用戶進入操作界面後一目了然，能夠很直觀、很容易找到自己要使用的功能菜單，方便的完成操作，藏得很深的功能就不容易被發現，無法使用；在業務功能屏幕中不宜提供過多的操作功能使操作者眼花缭亂，摒棄無關信息的堆砌，簡單的界面更能突出功能的強大；操作或處理錯誤的提示信息明确，不要說了等于白說，這使用戶非常的苦惱；使用手冊也需要站在用戶的角度，每一操作步驟細緻、清楚，讓用戶輕松獲得幫助。

易操作性

易操作性是指用戶操作和運行控制軟件的難易程度的軟件屬性。該特征要求軟件的人機界面友好、界面設計科學合理以及操作簡單等。易操作的軟件讓用戶可以直接根據窗口提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓；各項功能流程設計的很直接，争取在一個窗口完成一套操作；在一個業務功能中可以關聯了解其相關的業務數據，具有層次感；合理的默認值和可選項的預先設定，避免了過多的手工操作；如果軟件某操作将産生嚴重後果，該功能執行應是可逆的，或者程序應給出該後果的明顯警告并且在執行該命令前要求确認；如果一旦出現操作失敗，及時的信息反饋是非常重要的，沒有處理結果或者是處理過程的信息反饋不是一個好系統；流暢自然的操作感覺，來源于每一次操作都是最合理的。在頁面和流程上浪費用戶的鼠标點擊，也是在揮霍用戶對于軟件的好感。清晰、統一的導航要貫穿系統的始終；操作按扭、快捷鍵等遵循一緻的規範、标準是必須的，不要給操作者額外記憶的負擔。

在易用性和功能性方面，産品設計是個取舍的問題，易用性和功能本身就存在一定沖突。更多的功能，可能使用戶無所适從，核心業務的處理能力不夠也會使用戶的滿意度下降，合理地規劃和平衡易用性與功能性的取舍是值得關注的，這需要對應用軟件的整體把握和經驗的不斷積累。如下的一些規則可以作為參考：

（1）用戶的注意力是有限的資源。在功能設計上不要浪費使用者的時間，應該減輕其工作強度和沒有必要的操作，同時又要提高工作效率。

（2）你将要添加的任何一項功能都将有可能是用戶找到另外一項功能的絆腳石。需要你認真分析增加新功能的必要性，現在的手機功能很多，但日常你又能使用多少呢？為此你要用較長時間才能找到你需要的功能。

（3）如果必須添加一些功能，試圖替換掉另外一項類似的功能是值得考慮的。不是功能越多越顯示軟件的強大，重要的是客戶的感受，信息的再次加工和綜合性展示是重要的。

（4）經常需要為了一些功能的易用性犧牲另外一些功能是必要的。特别是在流程控制中，控制是必要的，但由于過多的控制使現實不可操作的做法是不可取的。

（5）系統功能的個性化裁減、配置、收藏功能是必要的，每個操作者經常需要運行的功能在進入系統後會一目了然，沒必要每天到處去尋找而浪費時間。

一個優秀軟件在用戶界面的設計上是易用性的重要體現，他需要功能設計者和人機工程設計者的相互配合。功能設計者決定了業務處理的方便性和靈活性，頁面設計者給操作者帶來視覺的沖擊和美觀的感受，使每一天面對屏幕的操作不在是枯燥，而是一種工作的快感。為此應該在以下幾個方面進行考慮：

1. 符合标準和規範

盡可能地符合現行的标準和規範，這是最好的選擇。或者制定自己的标準和規範，并嚴格執行，保持頁面的風格是一緻的。包括快捷鍵、菜單選項、術語和命名、聽衆、　諸如OK和Cancel按鈕的位置、色彩等等。

2. 直觀明了

用戶界面應保持潔淨、不唐突、不擁擠，結構布局合理，提供的功能明顯，沒有多餘功能，良好的幫助系統。可維護項、顯示項明确。

3. 操作靈活、方便

多種視圖的選擇：狀态跳轉，狀态終止和跳過。數據輸入快捷，具有合理的省缺值、列表和快速查詢選擇代碼操作。

4. 舒适和友好

好的視覺效果，減少給操作者帶來視覺疲勞。操作提示易于理解，使用友好的、準确的、恰當的語言是必須的。操作執行的過程和結果要有反饋是非常重要的。

5. 符合習慣、實用

數據輸入的順序，查詢的方便和顯示格式，重要業務數據的相關性排列順序等需要引起重視。

企業管理軟件作用

企業管理軟件全面滿足集團企業從制造-分銷-流通不同發展階段的多業态經營管理需求，為集團企業提供全方位信息化解決方案，讓企業适時掌握全球信息，運籌帷幄于千裡。

由于企業都緻力于追求速度與創新，因此産品是否夠多樣化、是否能随時機動應變市場快速反應，進而達到客戶滿意、是否能與策略夥伴達到協同運作，甚至全球運籌優化，都變成企業快速發展不可或缺的要素;而成功的企業也無法僅滿足于現況，因為競争者緊追在後，如此一來，企業自然不能僅以導入ERP為滿足，企業除了要有對的營運模式外，更要懂得以強化功能管理的IT工具優化企業運作的各個環節，讓各部門的績效都能與營運模式結合。企業管理軟件的設計思維是以 ERP 為核心，依企業管理、産業價值鍊運作、信息管理各種維度将信息應用做高、做廣、做深。以企業管理的維度，從執行面、管理面、決策面将企業内部流程環環相扣，充份發揮管理效能;以産業價值鍊運作的維度，從企業内部協作流程延伸到外部協同，提升商業活動的時效與質量;以信息管理的維度，提供各種信息工具快速發展各類應用，以應變企業多變的經營模式。

個部門應用

業務員

數據錄入

1、客戶信息的錄入及維護：業務員在日常業務拓展過程中，将名片或從其它途徑收集到的客戶及相關聯系人的信息及時錄入系統，如果客戶的地址、電話或聯系人等信息發送變更時，也及時對系統中的客戶資料進行更新；

2、聯系記錄的錄入：業務員平時聯系客戶，不管以電話、郵件、即時通訊、上門拜訪等各種聯系方式，應将與客戶聯系溝通的内容及時錄入系統；

3、報價單的錄入：業務員平時給客戶報價，可将報價信息錄入系統，系統可按預設好的打印模版（用戶可自行設計定制）打印報價單或轉為Excel表格，大大節省手工制作的時間，并方便查詢曆史報價。

日常使用

1、客戶聯系的提醒：

1）今天或明天應聯系的客戶；

2）逾期未及時聯系的客戶；

3）逾期未及時下單或長期沒有業務往來的客戶；

2、客戶資料的查詢和分析統計：按客戶名稱關鍵詞模糊查詢，防止撞單；

3、每天客戶聯系拜訪情況的查詢和分析；

4、業績查詢和統計；

5、應收款的提醒；

6、工資、提成及費用的查詢。

銷售助理

數據錄入：

1、合同訂單的錄入：客戶傳真訂單過來、或與客戶簽訂銷售合同後，及時将訂單信息錄入新航系統，包括訂購産品的型号、數量、單價、金額等數據；如果每張訂單的産品不超過5個，一般錄入時間不會超過1分鐘；以每天30-50張訂單計算，錄入時間為半小時-1小時；

2、出貨單的錄入：錄入出貨單，包括出貨日期、出貨倉、出貨産品明細等信息；如果之前已錄入訂單，可直接從訂單将相關信息導出，不必重新錄入，系統可根據

預設好的打印模版（用戶可自行設計定制）打印出貨單，如果要打印一式多聯的出貨單，企業應配備針式打印機使用多聯專用打印紙。

日常使用：

1、訂單查詢及交貨提醒；

2、統計銷售部門業績；

3、打印出貨單。

财務主管

數據錄入：

1、收款後在系統内做收款處理，沖銷應收款；

2、付款後在系統内做付款處理，沖銷應付款；

3、錄入企業日常運營的各種費用支出，如房租、水電、辦公支出、員工工資、提成獎金、各種銷售費用等。

日常使用：

1、應收款提醒：本日、本周有哪些應收款，逾期未收的應收款，逾期30天以内、30-60天、60-90天、90-180天、180天以上的逾期應收款；

2、應收款統計分析：哪些客戶應收款比例較大、哪些客戶逾期款累計金額超限、賬齡過長；

3、收/付款查詢和統計：任一時期的收/付款進賬/出賬明細，按收/付款方式、按業務員、按年、月等進行分類統計，顯示各種統計圖表，反映企業資金流入、流出情況；

4、新航系統費用查詢和統計：查看企業各類費用和明細支出情況，并可按費用大類、費用項目、按年/月、按業務員進行統計，顯示統計圖表。

采購員

數據錄入：

1、采購訂單的錄入：錄入供應商名稱、采購産品明細等，可根據預設好的打印模版（用戶可自行設計定制）打印/傳真采購訂單，或導出Excel表發送郵件。

2、采購收貨單的錄入：供應商發貨收妥入庫後，錄入收貨信息，如果之前有錄入采購訂單，可直接從采購訂單将相關數據導出，不必重新錄入。

軟件安全性

對于企業管理軟件來說，它的安全性有什麼要求呢？

操作權限設定

企業内不同部門不同崗位的使用人員可分别設定不同的操作權限，比如普通業務員隻能看到自己的客戶資料、合同訂單、應收款、費用等數據，而銷售部門主管或辦事處主任、分公司經理可以看到其所屬團隊成員的相關數據，老闆和銷售總監則可以看到所有的數據；業務員人員不能看到及使用與采購有關的功能及數據；反之亦然。

數據自動備份

可設定每天固定時間自動備份，系統自動将所有數據打包備份在服務器硬盤的備份目錄下，每天1個備份文件，根據硬盤大小可存儲任意多個備份文件，平時隻需經常從服務器硬盤的備份目錄下使用U盤或移動硬盤複制備份文件即可增加保險系數。一旦發生意外，隻須一份最近的備份文件就可還原恢複所有數據。

異地分支機構訪問的安全控制

使用VPN軟件或設備，可對在互聯網上傳輸的數據進行打包加密，提高訪問速度，防止數據被竊取洩密，還可進行身份認定，隻有通過遠程訪問身份驗證的設備和用戶才可連接到公司服務器。

如何選擇

簡介

聯合彙創認為，管理軟件要選擇與業務聯系緊密、功能簡單實用、實施難度小、周期短、風險小，真正實用、好用的管理軟件。具體有以下幾點：

能保證成功應用

管理軟件貫穿企業實際管理的各個環節，影響到公司每一個人的工作效率和整個公司的運轉效率。

如果應用成功，将成為企業快速發展的助推器。

但如果應用不成功，所有數據都在裡面，人員已經習慣這種模式，這樣導緻上不上，下不下，結果還要重新選型，中間耗費的時間成本、管理成本、機會成本将遠遠高于當時購買軟件時的費用。

所以，選擇一套适合自己的管理軟件，不僅僅是軟件本身的穩定性和擴展性很重要，同時廠家對客戶的支持和後續服務也非常重要。軟件即是服務，真正應用過軟件的過來人應該都會有很深的體驗。

資金投入合理

一般企業的規模和資金都較為有限，因此在選購管理軟件時，不可能像個别的大型企業那樣一擲千金。事實上，大部分中小企業的信息化都是一個循序漸進的過程，在企業的不同階段，對相關硬件和軟件産品的需求也有所區别，這就類似于一個“分期付款”的過程，因此要選擇适合自己的軟件，并且價格不是非常昂貴，且軟件可以不斷升級，時刻适應您不斷變化的需求。

但同時我們也要避免進入另一個誤區，就是認為價格是越低越好。根據經濟規律，價值與價格從基本面上應該是對等的，不管是産品的研發、升級，還是後續的服務、培訓和技術支持，每一個環節都會有成本産生，拼價格，犧牲的将是品質和服務，最後，應用不起來，真正受傷害的還是企業自己。