重要性
學生檔案系統是一個教育單位必不可少的組成部分,它對于學校的管理來說至關重要。 在這個科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,且講究高效率的社會，人工管理文件檔案的方式就顯得效率低、保密性差,另外時間一長,将産生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。這已遠遠不能滿足學校和學生的需求。 所以作為計算機應用的一部分,使用計算機對學生檔案信息進行管理,具有着手工管理所無法比拟的優點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率,也是企業的科學化、正規化管理，與世界接軌的重要條件。
轉檔
高校畢業生檔案在校時稱為學生檔案，包含畢業生登記表、成績單等個人學習材料以及其他可供參考的材料。畢業後，高校将學生檔案轉遞至就業單位，就業單位在學生檔案基礎上增加就業經曆等工作材料，這就形成了人事檔案。
檔案管理
一、還沒畢業就簽了合同，公司也能提走檔案嗎，還是到畢業了以後才能提檔案？
1.你還沒畢業，檔案不可能提走；
2.勞動合同，不同于大學生就業時候簽的三方協議（學校，你，公司三方簽訂，三方協議也具有法律效力），沒有三方協議，就不可能給你遷移戶口以及檔案；
3.三方就業協議随便什麼時候簽訂都是到你畢業之後才生效，你拿報到證去單位報到之後失效！之前之後三方協議本質上看都是廢紙！三方協議隻是證明你去那公司就業，并不說明具體勞動合同内容，所以之後會簽訂正式勞動合同。即使不簽訂也不影響三方協議的效力！
4.公司沒有保管權的可以把檔案托管在人才市場（公司和個人都可以出面托管，公司托管必需征得本人同意）。
二、 畢業生“學籍檔案”與“人事檔案”的區别及聯系
畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等。畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業後，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然後由學校将檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然後履行相關畢業程序并取得報道證後，才得以實現。
三、 畢業生應如何對待自己的檔案？
畢業生中有一種比較普遍的現象——對檔案不了解，也不關心；甚至有的畢業幾年了，可檔案還在學校放着；還有的将檔案放在家裡，更甚者早已不知将檔案丢在何處，似乎“檔案沒什麼用了”。其實不然，這裡隻作簡要說明。企事業單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要你的人事檔案。總之，現實生活中，人事檔案仍具有不可替代的作用，我們應給予足夠的重視，以免在日後的學習生活中造成不必要的煩惱和損失。同時，強調一點，由于國家相關政策，規定畢業生畢業後暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，這正是沒有搞清“學籍檔案”與“人事檔案”的區别。所以有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。
學校保存的隻是你的“學籍檔案”，而真正發揮作用的恰是你的人事檔案，如你的轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案後才能進行的。按國家政策規定，大中專畢業生畢業（以報到證的人事部門簽署日期為準）一年後，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級；本科畢業生畢業工作一年（以報道日期計）、大中專畢業生畢業工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案隻是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失的。
