ppt:演示文稿軟件-中文百科頻道

内容應用

一套完整的PPT文件一般包含：片頭、動畫、PPT封面、前言、目錄、過渡頁、圖表頁、圖片頁、文字頁、封底、片尾動畫等；所采用的素材有：文字、圖片、圖表、動畫、聲音、影片等；國際領先的PPT設計公司有：themegallery、poweredtemplates、presentationload等；中國的PPT應用水平逐步提高，應用領域越來越廣；PPT正成為人們工作生活的重要組成部分，在工作彙報、企業宣傳、産品推介、婚禮慶典、項目競标、管理咨詢、教育培訓等領域占着舉足輕重的地位。

相冊制作

⒈啟動ppt，新建一個空白演示文稿。依次單擊“插入”菜單中的“圖片”，選擇“新建相冊”命令，彈出“相冊”對話框。

⒉相冊的圖片可以選擇磁盤中的圖片文件（單擊“文件/磁盤”按鈕），同時也可以選擇來自掃描儀和數碼相機等外設中的圖片（單擊“掃描儀/照相機”按鈕）。通常情況下，我們單擊“文件/磁盤”按鈕選擇磁盤中已有的圖片文件。

ppt在彈出的選擇插入圖片文件的對話框中可按住shift鍵（連續的）或Ctrl鍵（不連續的）選擇圖片文件，選好後單擊“插入”按鈕返回相冊對話框。如果需要選擇其他文件夾中的圖片文件可再次單擊該按鈕加入。

⒊所有被選擇插入的圖片文件都出現在相冊對話框的“相冊中的圖片”文件列表中，單擊圖片名稱可在預覽框中看到相應的效果。單擊圖片文件列表下方的“↑”、“↓”按鈕可改變圖片出現的先後順序，單擊[删除]按鈕可删除被加入的圖片文件。

通過圖片“預覽”框下方的提供的六個按鈕，我們還可以旋轉選中的圖片，改變圖片的亮度和對比度等。

⒋接下來我們來看看相冊的版式設計。單擊“圖片版式”右側的下拉列表，我們可以指定每張幻燈片中圖片的數量和是否顯示圖片标題。單擊“相框形狀”右側的下拉列表可以為相冊中的每一個圖片指定相框的形狀，但功能必須在“圖片版式”不使用“适應幻燈片尺寸”選項時才有效，假設我們可以選擇“圓角矩形”，這可是需要用專業圖像工具才能達到的效果。最後還可以為幻燈片指定一個合适的模闆，單擊“設計模式”框右側的[浏覽]按鈕即可進行相應的設置。

在制作過程中還有一個技巧，如果你的圖片文件的文件名能适當地反映圖片的内容，可勾選對話框中的“标題在所有圖片下面”複選項，相冊生成後會看到圖片下面會自動加上文字說明（即為該圖片的文件名），該功能也隻有在“圖片版式”不使用“适應幻燈片尺寸”選項時才有效。

以上操作完成之後，單擊對話框中的[創建]按鈕，ppt就自動生成了一個電子相冊。

到此，一個簡單的電子相冊已經生成了。當然了，如果需要進一步地對相冊效果進行美化，我們還可以對幻燈片輔以一些文字說明，設置背景音樂、過渡效果和切換效果。相信大家看完本文後，能自己親自動手，制作一個更精美的個性化的電子相冊。制作完成後，記得将你的相冊打包或刻錄成光盤，送你的親朋好友一起欣賞哦。

設置按鈕

在PPT演示文稿中經常要用到鍊接功能，我們可以用“動作按鈕”功能來實現。下面，我們建立一個“課堂練習”按鈕，鍊接到第十七張幻燈片上。

⒈執行“幻燈片放映動畫按鈕自定義”命令。

⒉在幻燈片中拖拉出一個按鈕來，此時系統自動彈出“動作設置”對話框。

⒊然後選中“超鍊接到”選項，然後單擊其右側的下拉按鈕，在随後彈出的下拉列表中，選擇“幻燈片”選項，打開“超鍊接到幻燈片”對話框，選中第十七張幻燈片，确定返回。

⒋右擊按鈕，在随後彈出的快捷菜單中，選擇“添加文本”選項，再輸入文本（如“課堂練習”）。

⒌設置好文本的字号、字體等，調整好按鈕大小，并将其定位在合适的位置上即可。

文稿合并

PPT文檔是經常使用的一種演示文稿，公司的很多活動都會使用到，其格式較為特殊，由于其中往往插入很多圖形以及添加一些動畫效果，因此要比較兩篇演示文稿的不同，的确有點麻煩，而利用PowerPoint的比較合并演示文稿功能，不僅僅能夠比較出兩個文稿文字、圖形的改動情況，而且能夠将動畫的改變情況查找出來，從而能夠對自己演示文稿的變化情況了如指掌。在操作上，PowerPoint的比較合并演示文稿功能與Word的操作有較大不同。

啟動Microsoft Office PowerPoint，打開演示文稿，比如：VPN産品介紹.PPT，執行“工具→比較并合并演示文稿”命令，在彈出的對話框中選擇要比較的其他演示文稿，如VPN産品介紹（修改）.PPT，單擊“合并”按鈕。随之，往往會彈出一個關于“一個或多個演示文稿未使用‘文件’菜單上的‘郵件收件人（審閱）’命令發送”提示框，這裡直接單擊“繼續”按鈕即可。

在打開的源演示文稿中的右側會顯示一個“修訂”任務窗格，在其中會将對每張幻燈片的修改情況列舉出來，單擊“幻燈片更改”列表框中的某個修改操作，即可在幻燈片中直接看到其更改具體操作，如果需要接受更改操作的某個具體步驟，隻要選中相應操作前面的複選框即可，如删除“卡“字。與在Word中類似，在比較合并PPT文檔時，在工具欄上也會出現一個“修訂”工具按鈕，從其中可以查看審閱人以及進行是否接受修改等操作。

設置程序

用戶可以在幻燈片放映的過程中打開任何其他程序，例如Microsoft Excel或Internet Explorer。而且程序是在Microsoft office PowerPoint外部打開的，不會嵌入演示文稿中。具體方法是：

首先在幻燈片中，選擇用于打開程序的文本或對象，執行“幻燈片放映”菜單中的“動作設置”命令。如果用戶想要在幻燈片放映過程中通過單擊選定對象的方法來打開程序，請使用“單擊鼠标”選項卡；如果希望在鼠标移過對象時打開程序，請單擊“鼠标移過”選項卡。在其中單擊“運行程序”，再鍵入路徑或單擊“浏覽”查找要打開的程序。完成以後單擊“确定”關閉對話框。

估計時間

⒈排練時自動設置幻燈片放映時間間隔的方法：

⒈打開要設置時間的演示文稿。

⒉在“幻燈片放映”菜單中點擊“放映/排練記時”命令，激活排練方式。此時幻燈片放映開始，同時計時系統啟動。

⒊重新記時可以單擊快捷按鈕，暫停可以單擊快捷按鈕，如果要繼續那就要再一次單擊按鈕。

⒋當Microsoft Office PowerPoint2003放完最後一張幻燈片後，系統會自動彈出一個提示框。如果選擇“是”，那麼上述操作所記錄的時間就會保留下來，并在以後播放這一組幻燈片時，以此次記錄下來的時間放映，同時彈出如圖2所示的結果，在此圖中顯示出了每張幻燈片放映的對應時間；點擊“否”，那麼你所做的所有時間設置将取消。

課件1，演示排練時自動設置幻燈片放映時間間隔的方法

已知放映所需時間後的時間間隔設置的方法：

如果已經知道幻燈片放映所需要的時間，那可以直接在“排練”對話框内輸入該數值。

⒈在“幻燈片放映”菜單中點擊“放映/排練計時”命令，激活排練方式。

⒉将要設置時間間隔的幻燈片選中。

⒊用鼠标單擊“排練”對話框内的時間框，将光标定位于這裡，在這個框裡按照小時：分：秒的格式輸入時間，完畢後按回車鍵，則所輸入的時間便被生效，并自動放映下一張幻燈片并繼續記時。

⒋同理，隻要在其它幻燈片上重要上述步驟，便可以将所有需要設置時間間隔的幻燈片處理完畢，隻要在最後彈出的對話框裡單擊按鈕“是”表示确認後，所設置的時間間隔便可以生效。

設置完畢後，可以在幻燈片浏覽視圖下，看到所有設置了時間的幻燈片下方都顯示有該幻燈片在屏幕上停留的時間。

制作符号

一般情況下，用戶使用的項目符号都是1．2．3，a、b、c之類的，其實，我們還可以使用圖片文件來作為項目符号。

首先請用戶選擇要添加圖片項目符号的文本或列表。點擊“格式→項目符号和編号”，在“項目符号項”選項卡中單擊“圖片”，調出剪輯管理器，用戶可以選擇圖片項目符号。在“圖片項目符号”對話框中，單擊一張圖片，再單擊“确定”。

小提示：若要将自己的圖片添加到此對話框中，請單擊“導入”，再選擇所需的文件，然後單擊“添加”。如果用戶的計算機上沒有安裝剪輯管理器，則在“項目符号和編号”對話框中單擊“圖片”後會顯示“插入圖片”對話框，用戶隻需要選擇自己希望的圖片就可以了。

運用母闆

使用母版可以定義每張幻燈片共同具有的一些統一特征。這些特征包括：文字的位置與格式，背景圖案，是否在每張幻燈片上顯示頁碼、頁腳及日期等。

母版中最常用到的是幻燈片母版。它控制除标題幻燈片以外的所有幻燈片的格式。母版上的更改反映在每張幻燈片上。如果要使個别的幻燈片外觀與母版不同，直接修改該幻燈片即可。幻燈片母版的使用操作如下：

⑴打開“視圖”菜單上的“母闆”，單擊“幻燈片母闆”。

⑵将對象添加到幻燈片母版中。

⑶單擊“母闆”工具欄上的“關閉”按鈕。

圖片運動

打開“幻燈片放映”菜單下的“自定義動畫”選項，就可以在屏幕右側出現“自定義動畫”任務窗口（如圖1所示）。動畫的整個設置過程就可以在這個窗口中完成，如果選中窗口底部的“自動預覽”選項，那麼所添加的任何動畫效果都能在編輯區内得到實時的預覽。

PowerPoint 2003增加了“強調”、“退出”、“動作路徑（包括繪制自定義路徑）”的效果（如圖2）。特别是“繪制自定義路徑”效果可以使對象沿着自定義的路徑運動，為老師們制作課件帶來了很大的方便，解決了97/2000版中實現這種效果既繁瑣又不理想的問題。

PowerPoint 2003的“進入（對象進入畫面過程中的動畫效果）”、“強調（對象進入畫面後的動畫效果）”、“退出（對象退出畫面過程中的動畫效果）”效果都提供了“基本型”、“細微型”、“溫和型”和“華麗型”多種動畫。“動作路徑”和“繪制自定義路徑”設有“基本”、“直線和曲線”、“特殊”、“任意多邊形”、“自由曲線”等動畫路徑，動畫效果可謂名目繁多。并且對于同一對象可以設置多種不同的動畫效果，如果再适當地設置各動畫的起始時間和過程時間，其最終效果有如Flash，令人叫絕。

筆者曾用“繪制自定義路徑”效果和退出中的“縮放”、“漸變”效果三者結合，在同一張幻燈片中讓熱氣球慢慢升起→飄向遠方→越來越小→越來越朦胧。整個動畫一氣呵成，過程流暢，決不拖泥帶水。

動畫控制

對于動畫方式，PowerPoint 2003除了提供“單擊鼠标”和“之後（從上一項之後開始）”控制功能外，還增加了“之前（從上一項開始）”和“觸發器動畫”兩項控制動畫的新功能。利用“之前”動畫方式，在一張幻燈片中就可以設置多個對象同時運行動畫的效果，并且不同對象動畫的開始時間可以自行設定。

“觸發器動畫”可以将畫面中的任一對象設置為觸發器。單擊它，該觸發器下的所有對象就能根據預先設定的動畫效果開始運動，并且設定好的觸發器可以多次重複使用。利用這種動畫方式，可以制作出類似在Authorware、Flash等軟件中用按鈕控制動畫的效果（将“動作按鈕”作為觸發器即可）。

速度控制

在PowerPoint 97/2000版中，對象動畫過程的時間或速度是默認的，無法預先設定，而2003版的此項功能卻是無可挑剔的，完全可以與Authorware的動畫時間控制相媲美。它設有“非常慢（6秒）”、“慢速（3秒）”、“中速（2秒）”、“快速（1秒）”和“非常快（0.5秒）”（如圖3所示）等各種選擇。如果還覺得不夠的話，還可直接在“速度”欄中輸入所需的時間，多的可以是幾小時，最少為0.01秒。

另外，用2003版制作的滾動字幕動畫可以讓你從容地将一大段文字一一讀完，動畫與音樂（聲音）的同步播放也不再是一件難事了。

如果你需要重複播放某一段動畫，除了用觸發器控制外，還可以在“重複”框中選擇重複的次數或停止該動畫的條件（“直到下一次單擊”或“直到幻燈片末尾”）。

設定動畫的起始時間和過程時間還可以通過以下簡捷的方法進行：選擇圖1中的“顯示高級日程表”項，則動畫列表中每個動畫的右側将顯示藍色的動畫時間矩形塊，通過移動或縮放矩形塊，可以方便地改變動畫的起始時間和過程時間。

當然，PowerPoint2003不但在動畫功能方面有了很大的改進，其他方面也有了長足的“進步”，如在增大剪貼畫容量的同時增加了自動搜索整個硬盤圖片、聲音、視頻的功能；允許每一張幻燈片采用不同的模闆；擴充了幻燈片切換效果并且切換時間間隔最小可以是0.1秒等等。

表格插入

用動畫的形式介紹插入圖表的方法和技巧；利用圖表，可以更加直觀地演示數據的變化情況。

⒈執行“插入圖表”命令，進入圖表編輯狀态。

⒉在數據表中編輯好相應的數據内容，然後在幻燈片空白處單擊一下鼠标，即可退出圖表編輯狀态。

⒊調整好圖表的大小，并将其定位在合适位置上即可。

注意：如果發現數據有誤，直接雙擊圖表，即可再次進入圖表編輯狀态，進行修改處理。

轉換文稿

制作的演示文稿有大量的文本，已經在Word中輸入過了，可以用下面兩種方法直接調用進來：

在使用下面兩種調用方法之前，都要在Word中，對文本進行設置一下：将需要轉換的文本設置為“标題1．标題2．标題3……”等樣式，保存返回。

方法一：插入法：在PowerPoint中，執行“插入→幻燈片（從大綱）”命令，打開“插入大綱”對話框（如圖），選中需要調用的Word文檔，按下“插入”按鈕即可。

注意：仿照此法操作，可以将文本文件、金山文字等格式的文檔插入到幻燈片中。

方法二：發送法。在Word中，打開相應的文檔，執行“文件→發送→Microsoft Office PowerPoint”命令，系統自動啟動PowerPoint，并将Word中設置好格式的文檔轉換到演示文稿中。

自動播放

幻燈片自動切換；在PowerPoint中，可為每個幻燈片設置相應時間，讓它到達預定時間後自動切換而無需手工單擊切換：先在普通視圖中選中幻燈片，再選擇“幻燈片放映”→“幻燈片切換”，在“換片方式”下，選擇“每隔”複選框，再輸入要幻燈片在屏幕上顯示的秒數即可。

快速啟動方法

如果已經制作完成了幻燈片，以後再用到時隻是播放幻燈片，而不用修改它。那可以選擇“文件——另存為”，并在打開的窗口中選擇保存幻燈片類型為“PowerPoint放映（*.pps）”。以後在“資源管理器”中雙擊該文件，PowerPoint就會自動播放該幻燈片，而不是打開它來編輯。

替換母版

靈活調用模闆

PowerPoint提供的模闆非常豐富，可以根據需要靈活選用：選擇“文件”→“新建”，在打開的任務窗格中可以看到它提供了“新建”、“根據現有演示文稿新建”和“根據模闆新建”三種調用模闆的方式。

“新建”下又有“根據設計模闆”和“根據内容提示向導”等方式。而單擊“根據現有演示文稿新建”下的“選擇演示文稿”，可以将現有演示文稿作為模闆建立新文件。“根據模闆新建”下則有“通用模闆”官方上的模闆”等多種選擇，單擊“通用模闆”可以打開“模闆”對話框，選用系統安裝的各種模闆。網絡模闆上文已經做過介紹，這裡不再重複。

靈活選用模闆

PowerPoint XP之前版本調用模闆很死闆，演示文稿中的幻燈片隻能應用同一種模闆。PowerPoint XP對此作了很大的改進，你可以給演示文稿中的幻燈片選用各種模闆：首先選中“視圖”菜單下的“任務窗格”，打開“幻燈片設計”任務窗格。并在“普通”視圖下選中要應用模闆的幻燈片（如果有多個幻燈片要應用同一模闆，可以按住Ctrl鍵逐個選擇），最後再将鼠标指向任務窗格中顯示的某個模闆，單擊右側的下拉按鈕打開菜單，選擇其中的“應用于選定幻燈片”即可。

應用配色方案

不知道大家注意過沒有，在PowerPoint中的“配色方案”其實是一種特殊的模闆，如果你想将某個配色方案應用于多個幻燈片，可以按住Ctrl鍵選中“幻燈片”窗口中的多個幻燈片，然後單擊“幻燈片設計”任務窗格中的“配色方案”，最後單擊任務窗格中你喜歡的“配色方案”，則所選幻燈片就會使用這個配色方案。如果你想将設計模闆、動畫方案或文字版式快速應用于多個幻燈片，也可以使用這個技巧。

右鍵新建

先進入C:Documents and Settings(用戶名)Templates文件夾下，右擊，選擇“新建”→“PowerPoint演示文稿”新建一個PowerPoint文件，再雙擊此文件，然後對其中顔色、字體等進行自行定義。最後，選中它，把它改名為pwrpnt10.pot文件。

以後在“資源管理器”中右擊鼠标，選擇選擇“新建”→“PowerPoint演示文稿”，再雙擊新建的演示文稿，你就會發現，它已經套用了在pwrpnt10.pot文件中的設置了。從而可以制作出自己的個性PowerPoint演示文件，真是方便極了。

另存模闆

如果得到了一個制作精美的演示文稿，希望在以後自己制作演示文稿時也能用到這樣的設計。這時就可以将它另存為模闆：單擊“文件→新建”，在“新建演示文稿”任務窗格的“根據現有演示文稿新建”之下，單擊“選擇演示文稿”，再選擇所需的演示文稿，然後單擊“創建”。接着，删除新模闆中不需要的文本、幻燈片或設計對象，然後确認更改。完成修改以後執行“文件”菜單中的“另存為”。在“文件名”框中，鍵入模闆的名稱。在“保存類型”框中，單擊“演示文稿設計模闆”，單擊“保存”按鈕即可。

在新建模闆以後，新模闆就會在下次打開PowerPoint時按字母順序顯示在“幻燈片設計”任務窗格的“可供使用”之下，供使用。

演示模闆

當單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕時，PowerPoint将會顯示一個使用默認的設計幻燈片。其實，完全可以更改這個設計以使它總是包括一些常用元素，這樣就不需要每次創建演示文稿都去更改這些内容了，帶來很多方便：單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕。然後選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。接着，就能在幻燈片母版上進行更改了。做完更改後，在“幻燈片母版視圖”工具欄上，單擊“關閉母版視圖”。最後，選擇“文件”→“另存為”。在“保存類型”框中，選擇“演示文稿設計模闆”；在“文件名”框中，鍵入“blank”，再單擊“保存”。關閉模闆。

應用版式

PowerPoint完全支持在一個演示文稿中使用多個模闆！這樣，就不用為版面單調而發愁了：先打開想要更改模闆的幻燈片，選擇“格式”→“幻燈片設計”，這時在主窗口的右邊會出現一個“幻燈片設計”任務窗格。隻要将鼠标移到希望應用的模闆上（請不要着急單擊模闆），此時在模闆右邊會出現一個向下的箭頭，單擊此箭頭，在彈出菜單中執行“應用于選定幻燈片”。這樣，這個幻燈片就具有了一個和其他頁面不同的模闆了。

替換幻燈片

如果想要替換或添加幻燈片母版，可以選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。然後單擊“幻燈片母版視圖”工具欄中的“設計”按鈕。如果要替換演示文稿中的選定母版，而不是所有的母版，那則在左側的縮略圖選擇母版。接着在“幻燈片設計”任務窗格中，指向所需要的模版，單擊箭頭。然後如果要使用新設計模版的母版替換所選定的母版，請單擊“替換所選設計”；如果想要使用新設計模版的母版替換所有的當前母版，請單擊“替換所有設計”；要在演示文稿中添加新的設計模版和母版，請單擊“添加設計方案”。

曆史

在電腦發展史上最輝煌、最具影響力、也引來最多抱怨的軟件之一PowerPoint20歲了。很難說PowerPoint還将有多少個生日慶典；挖苦這款軟件的人幾乎同願意使用的人一樣多。

PowerPoint曾使數不勝數的精彩演示文稿錦上添花，也曾讓無窮無盡的愚蠢想法穿上了圖形化的華麗外衣。它不僅出現在會議室中，也出現在諸如六年級的讀書報告中。

随着這一切的發生，或許可以被稱為PowerPoint文化缺陷的内容給它的兩位創造者帶來的困惑、憂慮甚至是震驚絲毫不亞于其他任何人。

羅伯特·加斯金斯(RobertGaskins)是一位具有遠見卓識的企業家。早在80年代中期，他就意識到商業幻燈片這一巨大但尚未被人發掘的市場同正在出現的圖形化電腦時代形成了完美的結合。許多風險投資家不同意這點，他們堅持認為文字格式的DOS電腦永遠不會消失。

1984年，Gaskins加入一家衰退中的矽谷軟體公司叫做Forethought并且雇用了軟體開發師 Dennis Austin。Bob和Dennis完善化他的夢想，并設計了"Presenter"實行了該計劃。Dennis與Tom Rudkin設計了原始版本的程式。Bob後來建議了新的産品名"PowerPoint"，該名稱最後變成産品正式名稱（加斯金斯當年的PPT産品企劃）。

Mac操作系統版的PowerPoint1.0就這樣在1987年上市了。當年晚些時候，微軟(Microsoft)以1,400萬美元收購了該公司（這也是微軟曆史上的第一次收購）。三年後，Windows版的PowerPoint也問世了。加斯金斯和奧斯丁上周接受采訪時談到了PowerPoint的誕生以及它的廣泛應用。他們對技術和策略上的成功深感自豪。但更值得一提的是，他們對有關PowerPoint的種種批評根本沒有進行辯解。實際上，獲得對PowerPoint評論（無論是贊美還是批評）的最佳單一來源就是加斯金斯的個人主頁（上面還有大量的呆伯特(Dilbert)漫畫）。

最嚴厲的批評也許要算來自于耶魯大學圖像大師愛德華·塔夫特(EdwardTufte)。他說這款軟件将形式提升到内容之上，暴露了商人将所有事情轉化為銷售宣傳的态度。他甚至表示PowerPoint對2003年哥倫比亞号航天飛機失事也負有一定的責任，因為一些至關重要的技術問題被掩蓋在了樂觀的幻燈片之下。

加斯金斯沒有為此争辯，他說，塔夫特所說的所有這些絕對正确。人們常常非常錯誤地使用PowerPoint。

加斯金斯提醒那些質問他的人，PowerPoint演示文稿從來都不應該是一個提議或方案的全部内容，它隻是思考成熟的長篇内容的一個簡單總結。他以這款軟件的原始商業計劃書為例：這個經過反複讨論的計劃書共有53頁，而與之相配的幻燈片隻列出重點内容，一共才十幾張。

他抱怨說，自從有了PowerPoint以後，許多商界人士不再撰寫文件了。他們隻是在編寫演示文稿，這些文稿隻是些沒有細節、缺乏支持的概要。許多人不喜歡撰寫詳盡文件所付出的腦力勞動。

加斯金斯和奧斯丁表示，問題之一在于PowerPoint已同Office捆綁到一起，這使得接觸到該軟件的人大大超過了原來的目标人群──銷售人員。當投影儀變得越來越小、越來越便宜時，幾乎各個房間都為播放PowerPoint做好了準備。

學校的孩子們也開始用PowerPoint撰寫讀書報告了。加斯金斯和奧斯丁對此深惡痛絕。他們堅持認為，孩子們需要按照完整的段落思考和寫作。

不過，加斯金斯和奧斯丁并不贊成給PowerPoint強加一些莫須有的罪名。加斯金斯在設計這款軟件前研究了搜集來的大量演示文稿。他說，在PowerPoint問世前很久，就有這種要點格式了。

盡管這兩人肯定知道如何使用PowerPoint，但他們卻都認為自己算不上高手。他們甚至不清楚許多新增的高級功能。他們也對有些人在從事實際工作的僞裝下花上幾個小時調整字号和字體的做法感到反感。他們常願意談起這樣一個笑話：麻痹反對陣營的最佳方式就是讓PowerPoint上場，來幹擾他們的決策，一些分析師說五角大樓曾發生過這種情況。

兩人均在90年代離開了微軟，都在從事自己的項目。蘋果(Apple)舉辦的開發人員會議，奧斯丁一天也沒有拉下，他希望能跟上年輕人的思路。盡管他們兩人一緻認為，或許可以開發一款類似于PowerPoint的軟件用于建設高端網站，但他們不想把這個想法付諸實施。

加斯金斯和奧斯丁都屬于不願自我表現的類型，因此對PowerPoint的知名度遠高于他們本人也沒有什麼怨言。每當他們告訴陌生人他們做了些什麼時，往往聽到的都是如果沒有這款軟件，人們簡直無法生活諸如此類的話。

如果要說有什麼讓他們感到難過，那就是對PowerPoint的抱怨通常不是關于這款軟件本身的，而是關于那些糟糕的演示文稿。奧斯丁說，這就如同平面媒體一樣，各種各樣的垃圾都可能被印刷在上面。

正如加斯金斯所說：如果用PowerPoint沒有做好工作，那麼他們用其他工具也會犯同樣的錯誤。

優勢介紹

Microsoft Office PowerPoint 使用戶可以快速創建極具感染力的動态演示文稿，同時集成更為安全的工作流和方法以輕松共享這些信息。下面是 Office PowerPoint 幫助用戶提高工作效率和加強協作的 10 種主要方式。

1.使用 Microsoft Office Fluent 用戶界面更快地獲得更好的結果。重新設計的 Office Fluent 用戶界面外觀使創建、演示和共享演示文稿成為一種更簡單、更直觀的體驗。豐富的特性和功能都集中在一個經過改進的、整齊有序的工作區中，這不僅可以最大程度地防止幹擾，還有助于用戶更加快速、輕松地獲得所需的結果。

2. 創建功能強大的動态 SmartArt 圖示。可以在 Office PowerPoint中輕松創建極具感染力的動态工作流、關系或層次結構圖。您甚至可以将項目符号列表轉換為 SmartArt 圖示，或修改和更新現有圖示。借助新的上下文圖示菜單，用戶可以方便地使用豐富的格式設置選項。

3. 通過 Office PowerPoint幻燈片庫輕松重用内容。通過 PowerPoint 幻燈片庫，您可以在MicrosoftOfficeSharePoint Server 2007 所支持的網站上将演示文稿存儲為單個幻燈片，以後便可從OfficePowerPoint2007中輕松重用該内容。這樣不僅可以縮短創建演示文稿所用的時間，而且您插入的所有幻燈片都可與服務器版本保持同步，從而确保内容始終是最新的。

4. 與使用不同平台和設備的用戶進行交流。通過将文件轉換為 XPS 和 PDF 文件以便與任何平台上的用戶共享，有助于确保利用 PowerPoint 演示文稿進行廣泛交流。

5. 使用自定義版式更快地創建演示文稿。在OfficePowerPoint中，您可以定義并保存自己的自定義幻燈片版式，這樣便無需浪費寶貴的時間将版式剪切并粘貼到新幻燈片中，也無需從具有所需版式的幻燈片中删除内容。借助PowerPoint 幻燈片庫，可以輕松地與其他人共享這些自定義幻燈片，以使演示文稿具有一緻而專業的外觀。

6. 使用 Office PowerPoint和 Office SharePoint Server 加速審閱過程。通過 Office SharePoint Server中内置的工作流功能，您可以在 Office PowerPoint 中啟動、管理和跟蹤審閱和審批過程，使用戶可以加速整個組織的演示文稿審閱周期，而無需用戶學習新工具。

7. 使用文檔主題統一設置演示文稿格式。文檔主題使您隻需單擊一下即可更改整個演示文稿的外觀。更改演示文稿的主題不僅可以更改背景色，而且可以更改演示文稿中圖示、表格、圖表、形狀和文本的顔色、樣式及字體。通過應用主題，可以确保整個演示文稿具有專業而一緻的外觀。

8. 使用新的 SmartArt 圖形工具和效果顯着修改形狀、文本和圖形。您可以通過比以前更多的方式來處理和使用文本、表格、圖表和其他演示文稿元素。

9. 進一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性。可以為PowerPoint演示文稿添加數字簽名，以幫助确保分發出去的演示文稿的内容不會被更改，或者将演示文稿标記為“最終”以防止不經意的更改。使用内容控件，可以創建和部署結構化的 PowerPoint 模闆，以指導用戶輸入正确信息，同時幫助保護和保留演示文稿中不應被更改的信息。

10. 同時減小文檔大小和提高文件恢複能力。新的 Microsoft Office PowerPoint XML 壓縮格式可使文件大小顯着減小，同時還能夠提高受損文件的數據恢複能力。這種新格式可以大大節省存儲和帶寬要求，并可降低 IT 成本負擔。