工作流:應用自動化-中文百科頻道

實現方法

工作流數據庫

工作流的實施需要三個基本步驟：映射、建模和管理。映射是第一個步驟，其首要任務是确定并且文檔化組織内全部現有的手工和自動化的業務流程；建模則是開發一個有助于建成流線型業務過程的模型。第三階段是軟件實施以及跨越全部工作部門、業務單元甚至是整個企業的無縫系統集成。為了确保工作流系統能夠“無縫地”實施到組織機構中，項目組都必須遵從已經定義好的、經過實踐确認的行之有效的工作方法，并且在每個工作階段都必須有可以度量的結果。一個深思熟慮的實施計劃被有經驗的團隊執行，是成功地采用和實施工作流的決定因素。下圖描述了一個推薦的、可供典型組織機構采納的高層工作流（實施流程）。

建立項目管理辦公室項目管理辦公室的組成是第一步，也是最重要的一步。項目管理辦公室的成員須經過嚴格謹慎挑選，他們必須在恰當的程度上廣泛代表組織内的業務、運營、IT以及審計等部門。産品供應方的産品專家、技術支持人員和管理人員也必須參與其中，以與用戶互補。通常在PMO中還包含變更管理顧問，有助于形成組織中人員思路的多樣化。每個成員的角色和責任必須定義清楚。PMO從整體上确立項目的實施範圍、目标、實施時間框架以及優先級等等。PMO也負責管理和跟蹤項目進度、設定檢測項目是否成功的指标，以及定期向高層彙報項目狀況等。

業務分析項目組将分析用戶現有的業務流程，找出哪些流程需要優化和改進以達到上佳效果，并分析每個流程的時間線和期望的結果。他們将與關鍵人員進行座談，收集和鑒别正确的信息及數據，從而決定工作流系統如何滿足需求。接下來的業務分析将辨别出哪些流程可以被優化、自動化、流線型化，哪些流程甚至需要重新設計。

确定目标确定上佳目标是建立在業務流程詳細分析的基礎之上的。工作流項目的目标定義應該清晰并可以進行驗證，好的目标意味着項目的成功。在實施過程的每一個階段，項目組必須确認達到的結果是他們所期望的結果。例如，如果目标是縮短開發票周期兩周，則必須分析現有的時間跟蹤、記賬和開發票等流程。

确定實施計劃目标确立後，由用戶和軟件供應商組成的項目組展示工作流解決方案具備的各種模塊，根據用戶提出的特定需求定義他們的功能和特性，并基于業務的優先級，共同決定每個模塊的上線時間。

将業務流程在工作流系統中建立模型在實施過程中建立業務模型是一個極重要的步驟。用戶應當緊密地同軟件産品應用專家進行合作，以在易用性和功能需求之間達到平衡。

用戶可以在部署階段前對模型進行測試，以确保該模型符合實際要求且沒有過多的開銷。需要指出的是，如果這個建模步驟沒有完全正确地完成，将導緻錯誤的報表或者多餘的管理工作。

實現流程和軟件集成在這個階段，項目組将确定現有的需要與工作流系統交互的流程與系統。如果處理不當，新舊流程的集成将導緻失敗。流程集成的一個重要方面就是在多系統之間消除或者最小化冗餘數據，并在多個系統間複制這些數據。流程必須緊密集成，數據必須能跨越不同的流程和應用，順暢流動。

項目組也必須确保工作流系統符合用戶組織機構的安全标準，這一點經常在部署階段前被忽視。

部署工作流系統部署工作流系統包括兩部分内容。第一部分自然是技術部分，涵蓋了硬件和軟件的安裝、備份、恢複以及網絡安裝等等，這與一般的IT應用實施相似。

第二部分是指上線試運行。試運行小組應具有真正的代表性。項目組必須與試運行小組就項目的重要性進行溝通，并确保提供足夠的培訓，使得試運行小組能夠對試運行工作得心應手。建議項目組建立清晰的溝通渠道，保證在試運行期間可以及時反饋用戶的意見和建議。試運行将使項目組鑒别出原來設計和計劃的弱點和缺點，并在大規模上線運行前加以解決。這也可以提高用戶對于新流程的接受程度，因為用戶感到他們也參與了項目的開發部分，解決方案不是強加給他們的。

一般認為，采用階段性實施工作流系統可使用戶更快地獲得效益。因為用戶可以更有效地漸進學習新系統，取得立竿見影的效益。階段性實施還給予用戶更多的時間了解、評估他們進一步的需求，使得項目實施期間的修改更加容易。另外，階段性實施項目降低了風險。

系統評估特别注意，在每一個階段完成後，項目組都應該基于項目開始時設定的目标，對已經完成的結果進行評估，同時分析所達到的結果，并與最初的設計目标相對照。确保工作流解決方案在現有的業務環境中優化出更合理的解決方案，以了解什麼需要更改。

系統支持為确保實施成功，更佳地使用工作流軟件，組織機構必須進行服務投資，組織機構應該委派專業人員提供第一線的服務，也應負責與供應商簽訂合同，以獲得第二級支持。

workflow軟件

随着計算機與通訊技術的快速進步，國際互聯網（Internet）和内部局域網（Intranet）在企業信息化建設中發揮着巨大的作用。市場經濟使得各企業越來越重視效率的提高和成本的減少。傳統紙張表單，手工傳遞式的流程已不能滿足事務流程在時間上的及時性和空間上跨地域性的信息化辦公需求。現代化企業的發展迫切需要建立一套穩定、便捷、安全的基于網絡環境的電子化文件傳輸平台，通過這個網絡平台，組織機構内部的人員可跨越時間、地點協同工作，借助電子表單傳遞企業各類信息，實施對流程的處理、跟蹤、查詢、統計等操作，提高辦公效率，實現無紙化辦公，推動企業e化進程，提升企業的綜合競争力。

2．為什麼要實現工作流程自動化？

在公司内部的諸多表單裡，包括行政、人事、IT等方面的，大部分都是采用紙張填寫，手工傳遞或者Word/Excel文檔填寫，郵件發送的方式。

手工處理工作流程，一方面無法對整個流程狀況進行有效跟蹤、了解，另一方面難免會出現人為的失誤和時間上的延時導緻效率低下，特别是無法進行量化統計，不利于查詢、報表及績效評估。

問題的具體表現如下：

很多時間和精力浪費在事務的傳遞和内部的協調上；處理過程效率低下，容易導緻市場和客戶反應滞後；對于沒有規範業務流程的某些業務，責任不明确，容易造成管理上的真空；對于有規範業務流程的業務，因缺乏處理過程的紀錄和跟蹤，實際操作過程中，人為幹擾的因素還大量存在，導緻有了标準但無法按标準辦事的情況存在；企業數據和知識得不到充分利用；處理時間、費用、效率無法控制和度量；關鍵業務流轉常常因各種因素造成時間黑洞和延誤；過度依賴于紙張，不僅浪費而且拖慢了企業的發展步伐；無法實現表單的查詢、檢索、統計等；内部信息化設備（服務器、PC、專線等）得不到充分的利用。……

采用工作流系統，将實現工作流程自動化，帶來的好處是非常明顯的，這包括提高企業運營效率、改善企業資源利用、提高企業運作的靈活性和适應性、提高工作效率、集中精力處理核心業務、跟蹤業務處理過程、量化考核業務處理的效率、減少浪費、增加利潤、充分發揮現有計算機網絡資源的作用。實施工作流系統将達到縮短企業運營周期、改善企業内（外）部流程、優化并合理利用資源、減少人為差錯和延誤，提高勞動生産率等目的。

具體表現為：

将最适當的事務在适當的時候傳遞給适當的人；員工可将精力集中到自己的關鍵業務上；無需進行流程的培訓、平滑實現流程變更；管理層可随時掌握業務情況和業務流程處理效率，實現實時的管理監控；随時得到曆史數據和報表；減少紙張浪費，節約管理成本；内部矛盾、客戶報怨，以及人為差錯和延誤将大為減少；工作效率提高；資源利用率提高；流程規範性增強；溝通和信任度提升；透明度增強；服務質量提高；輕松實現遠程和移動辦公，實現事務處理“零響應”；後台數據庫應用，提供報表、查詢、統計、檢索、分析等功能，輔助企業決策；發現并重視企業核心業務流程，同時不斷改善、重組、優化流程，提升核心競争力；協同工作，知識共享，真正實現向“知識管理型企業”過渡。……

通過工作流系統的實施，将會進一步規範公司業務流程，提高工作效率，實時跟蹤、監控公司流程狀況，最大滿足公司迅速發展的要求。

3．工作流主要應用于哪一些方面？

應該說，工作流軟件應用的範圍還是非常廣泛，凡是各種通過表單逐級手工流轉完成的任務均可應用工作流軟件自動實現，可以考慮在以下一些方面推行工作流程自動化。

行政管理類：出差申請，加班申請，請假申請，用車申請，各種辦公工具申請，購買申請，日報周報，信息公告等凡是原來手工流轉處理的行政性表單。

人事管理類：員工培訓安排，績效考評，新員工安排，職位變動處理，員工檔案信息管理等。

财務相關類：付款請求，應收款處理，日常、差旅、娛樂報銷，預算和計劃申請等。

客戶服務類：客戶信息管理，客戶投訴、請求處理，售後服務管理。

其他業務流程：訂單、報價處理，采購處理，合同審核，客戶電話處理等等。

典型客戶

制造執行系統（MES）今天中國的廣大制造企業無不面對着劇烈的市場競争：原材料的大幅漲價、産品的同質化、消費者的品質意識越來越強、客戶又給工廠巨大的降價壓力等。而是我們廣大制造企業紛紛上ERP、SCM、BPR、電子商務等信息化項目來提升管理水平、壓低管理成本,但是工廠仍然面臨着如下局面：

(1)但是市場卻總是不停地在變，我們的客戶要求越來越高：質量要更好，價格要更低，交貨期要更短，産品品種卻越來越多；

(2)出現用戶産品投訴的時候，能否根據産品号碼追溯這批産品的所有生産過程信息？能否立即查明它的：原料供應商、操作機台、操作人員、經過的工序、生産時間日期和關鍵的工藝參數？

(3)同一條生産線需要混合組裝多種型号産品的時候，能否自動校驗和操作提示以防止工人部件裝配錯誤、産品生産流程錯誤、産品混裝和貨品交接錯誤？

(4)過去12小時之内生産線上出現最多的5種産品缺陷是什麼？次品數量各是多少？

(5)倉庫以及前工序、中工序、後工序線上的每種産品數量各是多少？要分别供應給哪些供應商？何時能夠及時交貨？

(6)生産線和加工設備有多少時間在生産，多少時間在停轉和空轉？影響設備生産潛能的最主要原因是：設備故障？調度失誤？材料供應不及時？工人培訓不夠？還是工藝指标不合理？

(7)能否對産品的質量檢測數據自動進行統計和分析，精确區分産品質量的随機波動與異常波動，将質量隐患消滅于萌芽之中？

(8)能否廢除人工報表，自動統計每個過程的生産數量、合格率和缺陷代碼？這是因為在計劃層的ERP系統與生産現場的自動化控制系統之間缺少了一座關鍵的信息溝通“橋梁”，存在信息斷層。ES-MES制造執行系統在計劃層(以ERP資源規劃系統為代表)與底層控制（以HMI、DCS、PLC為代表）之間架起了一座橋梁，填補了兩者之間的空隙。一方面，MES可以對來自MRPII、ERP軟件的生産管理信息進行細化、分解，将來自計劃層操作指令傳遞給底層控制層；另一方面，MES可以采集設備、儀表的狀态數據，以實時監控底層設備的運行狀态，再經過分析、計算與處理，從而方便、可靠地将控制系統與信息系統整合在一起，并将生産狀況及時反饋給計劃層。