基本簡介
對外貿易中所涉及的單據和文件。
外貿單證就是指在國際結算中應用的單據、文件與證書，憑借這種文件來處理國際貨物的支付、運輸、保險、商檢、結彙等。
外貿因其特殊性，需要不同于一般的單據，主要是運輸單據，包括提單、商業發票、彙票、裝箱單、産地證等。
國際商會《跟單信用證統一慣例》對國際貿易中涉及的單據和支付等問題進行了規範。
常見單證
1、資金單據：彙票、本票和支票、信用證
2、商業單據：商業發票、海關發票
3、貨運單據：海運提單、租船提單、多式運輸單據、空運單等
4、保險單據
5、其他單證：商檢單證、原産地證書、其他單據（寄單證明、寄樣證明、裝運通知、船齡證明等）
單證流程
1.客戶詢盤：一般在客戶下purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。
2.報價：業務部及時回複客人查詢，确定貨物品名，型号，生産廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及櫃型等，Proforma Invoice給客戶做正式報價。
3.得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單purchase Order。
4.下生産訂單：得到客人的訂單确認後，給工廠下訂單，安排生産計劃。
5.業務審批：業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能将各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。
審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6.下達生産通知：業務部在确定交貨期後，滿足下列情況可下達生産通知，通知工廠按時生産：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月确認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分别審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要确認定金已經到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收彙等，需經理确認。
7.驗貨
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并将查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，确保在交貨期前安排好時間。确定後将驗貨時間通知工廠。
8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。
9.商檢：如果是國家法定商檢産品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠将來産品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉：
10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。
應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情況，确認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。
應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
10.2.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合适的船公司，并告訴業務員通告給客人。
如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等内容。
10.4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，櫃型及數量，目的港等内容，以避免差錯。
11.安排拖櫃：
11.1.貨物做好并驗貨通過後，委托拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以确保安全及準時。
要給拖車公司傳真以下資料：定倉确認書/放櫃紙，船公司，定倉号，拖櫃委托書，注明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。
如果有驗貨公司看裝櫃，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上櫃資料，列明櫃号、車牌号、司機及聯系電話等
11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉号、訂單号、車牌号以及司機聯系電話。
11.3.要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱号碼和封條号碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住上封條。
12.委托報關：在拖櫃同時将報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。
委托報關時，應提供一份裝櫃資料，内容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉号，櫃号，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯系人和電話等。
13.獲得運輸文件：
13.1.最遲在開船後兩天内，要将提單補料内容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正确的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提單出的船證明等。
13.2.督促船公司盡快出提單樣闆及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面确認提單内容。如果提單需客人确認的，要先傳真提單樣闆給客人，得到确認後再要求船公司出正本。
13.3.及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
14.準備其他文件
14.1.商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要确定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正确無誤。
L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示唛頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2.FORMA原産地證書：FORMA原産地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。
未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3.一般原産地證：一般原産地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間内補辦。如果原産地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知：一般是要求在開船後幾天之内，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，唛頭，目的港代理人等。
有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間内辦理。
14.5.裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱内裝的數量，每箱的毛重，淨重，外箱尺寸。
按外箱尺寸計算出來的總體積要與标明的總體積相符。要顯示唛頭和箱号，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15.交單：
15.1.采用L/C收彙的，應在規定的交單時間内，備齊全部單證，并嚴格審單，确保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2.采用T/T收彙的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，确認受到餘款後再将提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果T/T收彙的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
16.業務登記：每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以後查詢，統計等。
17.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。
制做要求
“五要求”說起來共十個字，操作的時候難度還是不小的，如果真的做到了這十個字，就說明你的制單水平爐火純青、無人能比了。
1、正确/準确（CORRECTNESS）。正确是所有單證工作的前提，要求制作的單據應首先滿足單單、單證一緻，其次各種單據應符合國際貿易慣例、各國/行業法律和規則的要求，第三單據還應與所代表的貨物無出入。
2、完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業務所涉及全部單據的完整性。可從以下幾方面理解：第一、内容完整；第二、份數上完整；第三、種類的完整。
憑單據買賣的合同/信用證都會明确要求出口方需提交哪些單據、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據上标明的内容，所有這些都必須得到滿足。
3、及時（INTIME；PUNCTUALITY）指單據制作不遲延。具體可以這樣理解：及時制單、及時審單、及時交單、及時收彙。制作單據是個複雜的工程，多數單據由出口方完成，有些需要相關部門配合完成；
審核應齊抓共管，這樣就可以保證在規定的時間内把全部合格單據向有關方面提交，及時交單肯定意味着能及時收彙，及時收彙意味着又一個良性業務環節的開始。
4、簡明（CONCISENESS）指所制作的單據簡單、明了。UCP500規定，“為了防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細節内容”，有關專家也指出，單據中不應出現與單據本身無關的内容。
5、整潔（TIDINESS）指單據應清楚、幹淨、美觀、大方，單據的格式設計合理、内容排列主次分明、重點内容醒目突出。不應出現塗抹現象，應盡量避免或減少加簽修改。
