簡介
“照會”一詞，原為參照、會勘、招呼、通知的意思，後引申為文體名稱。它是一種國家往來中最常用的一種外交專用文書。
按照國際慣例，照會僅限于外交部及其派出的外交代表機關（如大使館）、外交代表（如常住聯合國代表）與另一國相對應的外交機關、外交代表之間使用。但在外交實踐中，有時也用于具有外交性質的領事館和國際組織。
照會行用時要遵循對等的原則，如元首對元首，總理對總理，外交部對外交部等。
照會（diplomatic note）是指國際間交往的書信形式，是對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。照會的使用及其内容體現國家的立場，涉及國家關系，必須慎重對待。即使是一件純屬事務性的照會，如果格式、行文不符合常規，也可能會引起收件人誤解，産生不良後果。另一方面，照會處理要及時，簽收或拒收、答複或不予置理、及時辦理或拖延，都是一種政治态度。一般情況下，除了某些純屬周知性照會，均應以相應的方式答複、答謝對方。
釋義
詞目：照會。
基本解釋
1.[present或deliver，address a note toa government]∶一國政府把自己對于彼此相關的事件的意見通知另一國政府照會各國使館。
2.[note]∶這一性質的外交文件。
3.[license]∶指執照或憑證兵頭給你照會，送你出境。——《恨海》
4.[notify]∶招呼;通知我都曉得了，不消你去打照會。
5.[tell]∶吩咐，關照隊長照會每個人帶好行李。
詳細解釋
1.古謂官署間就有關事務行文。宋蘇轼《相度準備赈濟第一狀》：“本司已具上項事件，關牒本路轉運提刑司，照會相度施行去訖。”《前漢書平話》卷上：“令照會領兵三萬於深水口、川泥彎埋伏，可擒陳豨。”
2.指官署通知的文件。元石子章《竹塢聽琴》第三折：“昨日照會來，說有一個新官下馬，差人接去了。”《金瓶梅詞話》第六九回：“打聽京中考察本示下，看經曆司下照會來不曾。”
3.近代以來謂一國政府就有關事件行文通知另一國政府。鄭觀應《盛世危言·交涉上》：“西律諸書亟宜考訂，擇其通行者，照會各國，商同外部，彼此蓋印頒行，勒為通商交涉則例。”
4.指外交往來的文件。清薛福成《序》：“大臣出使，有詳文照會者，蓋以此國使臣告彼國外部大臣之辭，亦即兩國相告之辭也。”
5.指執照或憑證。《恨海》第七回：“你這裡有什麼貴重東西？要到那裡去？你說了，兵頭給你照會，送你出境。”魯迅《後記》：“﹝巡捕﹞向拉不到客的車夫的頭上敲了一棒，撕下他車上的照會。”
6.參照；對勘。《宋史·河渠志三》：“訪聞先朝水官孫民先、元祐六年水官賈種民各有《河議》，乞取索照會。”
7.猶招呼；通知。《醒世恒言·赫大卿遺恨鴛鴦縧》：“我都曉得了，不消你去打照會。”郭沫若《孔雀膽》第四幕：“國王說過總得要等公主來了才敬香，就請公主走進去打個照會。”
8.理會；明白。《儒林外史》第十九回：“匡超人遞個眼色與他，那童生是照會定了的。”《西湖佳話·三生石迹》：“這孩子隻會啼哭，再不肯住，不知為甚緣故。李源心下雖是照會，卻疑惑道：‘圓師别時，約我以笑，這個啼哭卻為甚麼？’”
種類
照會分為正式照會和普通照會兩種。正式照會是由國家元首、政府首腦、外交部長、大使代辦簽發，行文用第一人稱，一般不加蓋機關印章。應用于國家間重要通知、交涉。如國家元首任命大使，外長寫給外長的代辦介紹信，大使寫給大使的信件等。普通照會是由外交部及外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不需簽名。應用于外交代表機關之間的行政性、事務性通知，交際往來等，例如通知大使、外交官到任或離任，節日期間使館放假等。
需要說明的是，上述兩種照會都是外交機關使用的，其他單位或個人不要使用它。
人稱
正式照會的發文及受文者是人對人，發文者應以單數第一人稱，即“我”稱呼自己，一般不用複數第一人稱“我們”；受文者應為“你或您”，尊稱為“閣下”、“陛下”或“先生”。正式照會講究身份對等，如元首對元首、總理對總理、外長對外長。不過，大使作為國家的全權代表，可以向外長、總理甚至元首發照會，代辦發文對象最高至外長。
普通照會的發文者及受文者均是機關，稱呼自己和受文者均用第三人稱，即××機關對××機關。不可在行文中出現“我們”、“你們”、“貴方”、“貴館”等詞彙。另外在行文中第一次出現己方、對方稱呼以及行文中所涉及到的機關、人物等，均應使用全稱，如中華人民共和國外交部、美利堅合衆國駐中華人民共和國大使館等，第二次及以後再出現時可簡化為“外交部”、“大使館”等。
套語
照會有一套固定的敬語和客套用語，這在其他文書中是見不到的。如普通照會開頭必須為“×××（機關）向×××（機關）緻意”，這項敬語不能用在非外交機關及個人函件中去。照會結尾的緻敬語使用要與雙方地位、關系和場合适應，如大使館緻代辦處的照會，一般用“順緻敬意”或“順緻崇高敬意”；而大使館給外交部的照會，則常用“順緻最崇高敬意”。另外，即使照會内容是向對方表示不滿或抗議，“緻意”、“敬意”這套套語也是不可缺少的。
正式照會開頭不必寫“緻意”，但結尾的“順緻最崇高敬意”不可或缺。另外落款要親自簽名，還要印上自己的職務全稱。英國等西方國家，常常在簽名前加上“您忠誠的”或“您忠誠的仆人”等。結尾的敬語要另起一行，獨立成段，作為結束語，但不能自成一頁。
譯文
照會一般以本國文字為正本，但是為了使受照人能夠及時了解文件的内容，常常需要附上受照國文字或國際通用文字的譯文。這種譯文有時會注明“非正式譯文”字樣，意思是說應以照會正本為準，翻譯可能不夠準确，僅供參考。
其他編輯
對外函件是一種應用範圍更為廣泛的對外文書，國家領導人、外交人員以及政府各部門、社會各機構寫給外國相應人員、機構的書信，均可采用這種形式。視内容重要程度，分為正式函件和便函。國家領導人、外交代表之間的函件，又稱外交函件。
備忘錄是一種非正式的外交文書，用于說明事實、立場、法律細節，或重申談話内容。無客套話和緻敬語，隻叙述事實或陳述、駁複對方觀點，可預先寫好，或在談話後将其要點用備忘錄形式送交對方，也可作為照會的附件。
電報多用于祝賀、吊唁、慰問及其他事務性聯系。擡頭應寫明受電人國名、地名、職銜、姓名并冠以尊稱以及發電人的職銜、姓名或機構，均要使用全稱。
普通照會
國家間外交往來的一種文書。用作進行交涉時表明立場、态度，或通知事項等。由外交部長、副部長、外交代表出面用第一人稱寫成并經簽名的，稱正式照會；由發出照會的機關，如外交部或大使館、公使館等，出面用第三人稱寫成，蓋機關印章而不簽名的，稱普通照會。
正式照會
正式照會是外交通信中最正式的形式，一般用于處理重要事務或履行重要的外交禮節。正式照會用第一人稱書寫，用于外長之間，外長與大使之間以及大使之間的通信。國家元首或政府首腦之間也可使用正式照會，但不常用。正式照會的正本必須由發文人親自簽字。如今在外交通信中必須使用正式照會的時候不多，而每當使用必有其重要性。
互相區别
普通照會是機構與機構之間，一般是兩國外交部之間、使館與駐在國外交部等官方機構之間以及使館與使館之間使用的通信方式。普通照會不用簽署，而是由發文機構在正本上蓋公章。普通照會處理的事務非常廣泛，大到邊界糾紛，小到申請簽證都可以使用普通照會。随着外交禮節的簡化，以往要使用正式照會的也可用普通照會取代。普通照會雖然不如正式照會正式，但其内容卻不一定都不如正式照會重要。
另外，由于普通照會使用第三人稱，不像正式照會那樣面對面，總擔心直接刺激對方。所以，凡抗議性質的照會一般都用普通照會。但也有例外，1999年，時任中國外長的唐家璇代表中國政府正式照會美駐華大使，就美軍轟炸我駐南聯盟使館事件正式向美方提出嚴正交涉，表示我方的強烈憤慨。
