崗位職責
⒈全面準備并了解訂單資料（客戶制單、生産工藝、最終确認樣、面/輔料樣卡、确認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），确認所掌握的所有資料之間制作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明确的事項詳細反映給相關技術部和業務部，以便及時确認。
⒉務必保證該公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明确、一緻！（最好要有文字證明）
⒊事先盡可能多地了解各加工廠的生産、經營狀況并對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底。
⒋跟單員言行、态度均代表該公司，因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、态度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業務過程中不能随意越權表态，有問題及時請示公司決定。
⒌預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題并總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。
⒍訂單跟單員與訂單負責人（操作員）要保持密切的聯系，出于雙方的利益着想，多與對方溝通，将問題降到最低限度。
跟單介紹
具體步驟
第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，确定初步意向後。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，将樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之後，經過業務部經理簽字，将樣品和打樣單（打樣單要複印一份，正本留自己保存。）給打樣室進行打樣。
第2步：樣品出來後通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS号。
第3步：客戶确認樣品并将樣品寄回，同時下單。
第4步：根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。将單和樣品留技術部。要求其制作工藝流程。
第5步：之後将合同傳給财務部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之後把訂貨單複印5份，分别傳生産-品管-财務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書複印5份，傳财務-技術部-物控-生産-品管。正本留技術部，副本自己留着。
第6步：将合同複印2份，正本自己歸檔。副本分别傳老總辦公室和财務負責人。
第7步：及時反映工廠在生産過程中的問題，并和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議後，将結果通過工作聯系單将變更要求傳達到生産車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。
第8步：快出貨時，聯系貨代。做報關單據。并提前寄交貨代。若生産有問題，導緻不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天将貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。并将出貨通知單複印3份，傳生産-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由财務部到銀行進行相關事項。
第11步：到核銷單等相關單據回來後，将單據交由财務部進行結彙，辦理核銷退稅手續。
以上所有自己保存的單據按合同和客戶編号先後順序進行分檔管理。
舉例
以服裝跟單為例，跟單過程如下：
一般程序如下：接受客戶指示單，分析産品材料，采購材料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生産工藝适合客戶的産品要求，緊抓生産進度滿足交貨日期），發樣品給客戶認可，大貨投産。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。
一、工藝單
⒈先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。
⒉參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，着重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。
⒊對着工藝單進行逐項檢查：⑴首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顔色（特别注意特殊色，如麻灰）；⑵輔料，包括拉鍊（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主标、水洗标、吊牌、裝飾牌等。
⒋對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、紮染等（有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顔色、印花尺寸也沒有明确指示，客戶隻有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心态，自己要主動去創新設計一些東西。在這點上，應盡快适應客戶的這種要求）。
二、核價
認真研究完工藝單後，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以後核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。
⒈核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生産的生産難易度，主要是與染整廠溝通，落實确定後，明确面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。
⒉工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特别是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投産後出現價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特别說明。
⒊生産車間對照工藝單，進行生産量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多内容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特别指示的，要一并詳細告知（最好是書面）生産部門，以便盡可能核算準确。
⒋彙總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明确指示并做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切，都必須詳細準确的寫到核價資料或者是工藝單裡，以便以後備查。
⒌報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明确的，報價時要注明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明确标注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。我做單證做到心力交瘁
三、備樣
一般來說，報完價後，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，後打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質量，因此我們經手的資料務必要準确，與客戶要求一緻，才能保證樣品及時得到确認，避免重複返工）：
（一）樣品
⒈款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時，一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
⒉确認樣：作為确認樣，客戶看重的是，顔色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特别是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，确認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準确的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。
⒊産前樣：一般來說是在大貨面料出來以後，為了保證大貨的準确性，，在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大夥的檢驗。為了生産的方便，要求産前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生産損失，安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來後，再安排做大貨産前樣，待産前樣确認後，進行大貨生産。HTP訂單不要求打印、繡花樣。
⒋廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單确定後，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。
⒌齊色樣：此項要求的客戶比較少，可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達後，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發走後，安排核價、報價，然後等客戶确認意見。
⒍水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。
⒎船樣：大多數客戶船樣要并到大貨裡，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。
（二）色樣
⒈色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以後的生産過程中，對大貨的顔色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時确認。
⒉紗樣。
⒊布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色号時，可與客戶溝通直接進行大貨生産，如有客戶布樣，可找一些顔色比較相近的布樣待客戶确認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色号，便于采供部門購紗。
（三）印、繡花樣
首先是要求盡可能用正确顔色的布、線打樣，特别是繡花，繡花線一定要用正确顔色，如确有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準确，如顔色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明确的地方，争取縮短确認周期（印、繡花打确認樣時間：原則上從業務員将印、繡花資料轉交外協員後三日内應将确認樣轉業務員，外協員要注意打确認樣布料的顔色一定要正确，确認樣原則上要檢驗合格後才能出廠，對确認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員将确認樣寄給客戶确認，客戶确認後的确認樣要及時轉生産廠，并做好交接記錄）。外協員要對以前及以後外加工的印、繡花價格等資料進行彙總，便于以後出現同類加工業務時方便查詢。
（四）輔料
由于我們的輔料開發有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特别指出的是網絡查詢，重點是快！！光客戶要求的輔料确有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以後采購的輔料價格等資料進行彙總，便于以後出現同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特别注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不願意做，本着客戶一般确認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生産不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好，因此廣泛彙總各輔料廠資料是非常必需的，以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打确認樣時間：原則上從業務員将打輔料确認樣的資料轉交輔料管理員後三日内應将确認樣寄給客戶确認。作赢外貿單證必會的18步流程
四、合同的執行
在征得客戶同意或簽定合同并确認客戶已執行合同後（如開L/C、電彙、預付款等），以L/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電彙結算的，風險較大，通常适用于老客戶。下達生産通知單，生産通知必須盡可能資料齊全、完備、正确，并在指令下達後落實相關部門在合理的時間内接收到了正确的指令，并已開始執行。向生産廠要生産計劃，監督生産指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生産計劃。
五、确認
在合同簽定後，對于擔當來說，确認工作是最重要的。在安排确認時，要掌握以下幾條原則：
a)首先排列生産計劃，盤查确認點，首先要清點好輔料，核對好來料顔色是否一緻，特别是對主、輔料的盤查，保證生産安期順利開始。
b)監督和督促生産計劃，确認所有保證生産順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，并已得到認真執行。如正确的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終确認意見或修改意見要及時傳達，對生産中出現的各種問題進行監督、反饋，對于生産中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。
c)核對所有來物，與客戶确認意見相符一緻。
d)要注意客戶的變更，如面料顔色、合同數量，如出現變更，要在第一時間内通知生産部門，減少不必要的損失。
六、合同的跟蹤
在合同的執行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生産進度，并要及時彙總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時與客戶和生産部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。
在臨近交期時，如生産過程中如有妨礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶；當大貨生産過程中，縫制、印花、繡花等出現妨礙生産順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發樣給客戶）采取有關補救措施。
為了大貨生産能夠順利進行，首先要及時去生産廠看每天的生産情況。對于客戶确認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真于客戶或者把生産進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生産環節中還可能存在的問題，要及時彙總情況，尤其是輔料。
品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對産品進行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發現的問題要提出整改建議和防範措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄。
七、出貨
根據合同的規定及與客戶協商的最後結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對于箱唛、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給車間）。
⒈出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協商處理）。
⒉訂艙、報關。
⒊辦理内部發貨手續。
⒋船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據遺失，如何處理?
八、發票的開具及貨款回收
國際業務部單證員負責外銷産品發票的開具，并負責填寫開具外銷發票的相關表格；國際業務部核算員負責内銷産品發票的開具，由跟單員負責填寫開具内銷跟單員負責内銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉。對于外銷産品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的内容進行審核；電彙方式結算的，要在發貨後，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。
九、報帳
對于我部門負責的采購及加工業務，要及時與生産廠進行對帳，在業務結束确認無誤後，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發票，并按我司相關文件規定進行及時報帳。
對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來後，要及時報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。
十、資料的整理與歸檔
本部門所有人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準随意亂放，如發現随意亂放者，将對責任人進行處罰。
十一、産品的售後服務發票的相關表格。
分類
1.按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。
a)前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止；
b)中程跟單是指跟到裝船清關為止；
c)全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。
2.按商品類别分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。
3.按企業性質可分為生産型企業的跟單和貿易型企業的跟單。
4.按具體業務環節分，可以分為運輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生産跟單、樣品跟單。
5.根據貨物的流向，可以分為出口跟單和進口跟單。
詳細流程
1.客戶下訂單。
2.電傳工廠安排貨物确定産裝時間。
3.安排船期訂艙：（如果是送貨要寫送貨通知書）。
4.電傳标簽到工廠。
5.訂艙，托書傳真貨代。
6.核銷單備案：（電子口岸備案）
7.将報關單據在合理日期寄送給貨代：（一般先郵寄報關委托書和核銷單，記下核銷單号碼，其餘資料可以傳真）（合同，核銷單一式三聯，發票，裝箱單，報關委托書1份，報關單2份<；自己填寫1份，空白1份）。
8.辦理保險并審核确認：（開船之前；投保金額不留小數，有小數的均進一位。）
9.提單審核确認：（臨近裝船時；非正式的，要顯示集裝箱号，得知船名航次，審完單後要求出正本。）
10.辦産地證：（開船之前；産地證打印）在貿促會辦理登記蓋章。
所需資料：一般原産地證書/加工裝配證明書申請書，原産地證，商業發票。産地證日期應與發票簽發日期一緻。
11.包裝申明繕制。
12.提單寄到後做客戶單據：發票，裝箱單，B/L，原産地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書，包裝申明。
13.催款。
14.外彙申報：（銀行通知有外彙進賬，填寫涉外收入申請表到銀行國際結算中心辦理，根據貸記通知單補填單号，拿貸記通知單。）
15.核銷：（先到銀行國際結算中心水單，補填相應的核銷單号碼後經銀行蓋章。）
收彙核銷所需資料：
①核銷單
②報關單（核銷專用聯）（已蓋章）
③銀行結彙水單
④出口收彙核銷報告表（一式兩份）
到外彙管理科，拿資料去蓋章，回一聯出口收彙核銷報告表（已蓋章），核銷單（已蓋章），在相應的核銷單核銷專用聯，退稅專用聯上加蓋“已核銷”印章，将正常核銷資料退還并由經辦人在（出口收彙核銷報告表）上簽收。
16.叫工廠開增票：（開過的增票要去稅務局認證，蓋已認證印章。）
17.出口退稅：
所需資料一份：
①申報出口退稅資料交接表2份
②外貿企業出口退稅彙總申請表[1]
注意事項
在外貿跟單過程中，要做到“認真”和“多走一步”。
做到“認真”
⒈明确“認真”的必要性。今天的工作是明天的結果，不認真跟進客戶是對公司資源的浪費。
⒉全面熟悉公司産品，報價，制樣，訂單審批，生産，質檢，驗貨，出貨流程，信用證風險。這是為客戶提供專業服務的基礎。
⒊每一天上班時明确當天的工作，下班前回想今天工作情況。确保完成最重要和最緊急的工作。
⒋在所有日常與客戶溝通中使用正規商務信函格式及公司規定的簽名。也不允許出現一句話式的回複（完全無商務信函的格式）。
⒌在收到客戶信函時第一時間進行回複。不能給予明确回複時，發送“信函收到”的确認函并确認可以為客戶提供明确回複的時間。即保證溝通的雙向性。
⒍最少次數提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通盡量多的細節以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這将會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對産品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務。
⒎樣品完成後，業務人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。
⒏給客戶的承諾必須全力來實現。當出現不确定因素時，向直屬上級征求建議後再确認給客戶，以保證每一個承諾的實現。并與上級溝通處理結果的原因。
⒐了解訂單生産排程，定期對訂單産品質量進行跟進。
⒑公司隻有“我們”，沒有他們。客戶提出的所有問題就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發現并不是想象中那麼難。而且實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。
⒒必須了解基本的商務禮儀，在溝通、跟進過程中做到尊重客戶。讓客戶随時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機；客戶的快遞帳号的每一次使用都必須經過客戶的允許；對産品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。
在服務上“多走一步”
⒈宣傳公司網站，充分利用公司網站。讓客戶通過網站來了解公司，會節省很多時間。
⒉做到十一個“主動”，主動介紹公司服務及産品，主動（定期）與客戶保持聯系，主動索取客戶快遞帳号，主動提供快遞單号，主動提供樣品産品圖片，主動索取及确認外箱唛頭，主動提供訂單生産進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，主動要求客戶提供訂單産品質量反饋，主動向客戶推薦公司新産品。“主動”表現在行動比客戶早。
⒊從每一個微小的細節為客戶提供最完善的服務，降低公司與客戶的貿易風險。在與每一個客戶溝通過程中，維護公司形象。将客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司将來規劃的借鑒。這将會為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發。
⒋完成自身職責範圍内工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應記錄。組成互愛互助的業務團隊。
⒌在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。
細節決定成敗：這個産品隻有您的企業可以生産嗎？這個産品您提供給客戶的質量和價格隻有您企業可以做到嗎？肯定還有許多企業可以做到。但産品和服務上的細節每個企業是不同的，處理問題的方式每個企業也是不同的。注重細節才能使企業更穩定的發展。
産生原因
中國加入WTO以來，對外貿易發展迅速，外貿跟單作為一種的新的崗位應運而生。作為對外貿易企業内部專業化分工的産物，外貿跟單崗位工作目标明确，任務具體，成為外貿業務工作不可分割的組成部分。外貿跟單崗位的出現不是偶然的，它是外貿企業内部管理結構有效調整，外貿經營管理規範化和科學化發展的産物。它的出現不但進一步劃清了外貿企業各崗位的責任界限，而且充分調動了企業跟單人員的積極性和創造性，對提高對外貿易企業的管理水平和經營效率，避免外貿業務操作失誤和風險具有重要的意義。
首先，外貿跟單崗位的出現符合系統論的原理和要求。系統論認為，系統是由若幹相互聯系的基本要素構成的，它是具有确定的特性和功能的有機整體。系統中各要素不是孤立地存在着，每個要素在系統中都處于一定的位置上，起着特定的作用。要素之間相互關聯，構成了一個不可分割的整體。由于世界上的具體系統是紛繁複雜的，必須按照一定的标準，将千差萬别的系統分門别類，以便分析、研究和管理。如機械系統的主機、零件、配件的分工；行政系統的科、處、局、部、委的分工；軍事系統的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關聯性的存在才保證了這些系統的正常運作。
從系統論的角度看，外貿業務的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動态過程。在生産性跟單中，生産企業的選擇與原料的采購、工藝流程與技術、生産進度與質量監控、投入與産出；在業務性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關、結彙的操作與監控，都涉及到系統的層次性和有機聯系。外貿跟單是外貿企業維護産品和服務的生産鍊和供應鍊的完整，反映外貿企業運行系統意志、促進外貿企業經營管理有序化，保證企業經營機制和風險防範機制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿跟單崗位的産生是外貿企業為了取得最佳經濟效益，對外貿合同履行進行系統化分工與管理的必然産物。
系統論的基本原理要求系統中的各個環節的功能充分發揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統的順利運行。外貿跟單崗位的産生适應了外貿經營管理系統有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區别，外貿跟單崗位既體現了本崗位的特性與規律，又體現了外貿經營管理系統的整體性和功能性。忽視外貿跟單的特性與地位，用别的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿經營管理系統的破壞；而隻強調外貿跟單的重要性，将外貿跟單功能孤立起來，忽略其他環節的功能，外貿經營管理系統同樣難以有效運轉。外貿跟單崗位的産生較好地解決了各業務環節層次性和關聯性的關系。
其次，外貿跟單崗位的出現符合控制論的原理和要求。
控制論是研究各類系統的調節和控制規律的科學。控制論通過對系統運動規律的認識，能動地運用有關的信息并施加控制作用以影響系統運行行為，使之達到人類預定的目标。任何事物都有其既定的發展趨勢或偏離正常發展的趨勢，控制論的關鍵之處就在于其能夠控制事物的這種發展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預期的目标，滿足人類的決策和需求。外貿跟單功能與國内貿易跟單功能相比，其涉外性、複雜性和風險性的特點更為突出，因為任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區，涉及衆多的環節；産品質量要求、技術标準和法律體系複雜；市場波動、行情變化、外彙風險等不測風雲時常出現。盡管從形式上看，外貿跟單的任務是落實合同或信用證條款、對生産安排、組織貨源、質量管理、報關報驗、裝運結彙等過程進行全程監控，但從性質上看，外貿跟單的所有任務集中到一點，就是對業務進程中現實的或潛在的風險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環節的問題處理不當均可能釀成風險或損失。跟單員不可能隻是被動地執行合同條款，而要面對客觀現實，主動地、積極地、迅速地解決可能産生的問題，規避業務進程中的各種風險。
外貿企業的風險控制可分為高級風險控制——涉及企業長遠利益和根本利益的風險控制；中級風險控制——涉及企業經營戰略中的決策風險控制；初級風險控制——涉及企業業務工作效率的風險控制。三種風險可以相互影響和轉化，其風險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿跟單的風險控制主要是業務性風險控制。如：産品質量風險控制——及時發現和更換不符合合同條款規定的産品；交貨期風險控制——為避免錯過裝運期督促生産企業按期交貨；結彙風險——及時改變結算方式和更新不合格的業務單證等，但如果這些風險不能有效控制，或風險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業中級或高級風險的控制，導緻企業喪失防範或規避風險的有利時機，進而破壞整個企業的風險防範機制。因此，外貿跟單崗位的出現将在外貿業務的基礎環節上防止失誤與漏洞，對外貿企業有效進行風險控制，保證風險防範機制的正常運行具有重要意義。
第三，外貿跟單崗位的出現符合信息論的原理和要求。
信息論是關于信息的本質和傳輸規律的科學的理論，是研究信息的計量、發送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正确反應，而且還需要與周圍的人群溝通關系才能協調地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進行通訊，交流信息。人類需要随時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發展。當今人類社會已進入了信息時代，善于利用信息、處理信息、利用信息轉化、解決各種矛盾已成為認識事物複雜運動規律的一種科學方法。從信息論的角度看，外貿跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生産、物流、海關、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業務環節做好科學的統籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿跟單崗位的基本功能和任務。
信息也是生産力，無論是維護發揮外貿企業經營管理系統的整體性和功能性，還是有效控制對外貿業務的各個環節可能出現的風險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業的正确決策。從信息論的角度看，外貿企業經營和信息環境關系密切，信息不對稱，随時可能出現企業決策失誤。在外貿跟單業務中，跟單員始終處在生産和流通環節的前沿，掌握着第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以随時依據信息變化和本崗位的職責範圍做出相應決策；二是将自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策；三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風險。随着國際市場需求的多樣化、産品小批量化以及履約節奏的加快，外貿跟單員對信息的處理能力直接關系到企業的經濟效益、服務品牌、信譽和形象。特别是在條件不确定的情況下，外貿合同的順利完成往往來自于一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源于跟單員對信息的正确把握與處理。“軍事信息好比千軍萬馬，經濟信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。
總之，根據系統論、控制論和信息論的原理對外貿跟單崗位進行分析，不難得出結論：外貿跟單崗位的出現是中國外貿企業在新的經營環境下，經營管理人才的重新分工和調整，也是外貿經營管理模式的創新，它适應了外貿企業管理的内在需求和外貿人力資源開發的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發展前景。在當前，由于經濟發展的不平衡，不同外貿企業的經營管理環境和跟單員個體的差異，規範外貿跟單崗位，對其從業人員進行統一系統的專業培訓不僅具有重要的理論依據，也具有重要的實踐意義。
跟單員
外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂後，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結彙等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿業務人員。外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；②中程跟單是指“跟”到裝船清關為止；③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和訂單跟單（生産跟單）。
