概述
合同管理全過程就是由洽談、草拟、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂後的管理。系統性就是凡涉及合同條款内容的各部門都要一起來管理。動态性就是注重履約全過程的情況變化，特别要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
在項目管理中，合同管理是一個較新的管理職能。在國外，從二十世紀七十年代初開始，随着工程項目管理理論研究和實際經驗的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發達國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務管理（Contract Administration）；從八十年代中期以後，人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領域和研究的熱點。它将項目管理的理論研究和實際應用推向新階段。
供應商分類
供應商(supplier)很多，但不一定每一個都應簽訂合同。因為簽合同費時費力，要考慮投入産出比。所以公司一般與公司作用重要的供應商簽訂合同。這種供應商在美國講就是Under Contract，意即有合同主導雙方關系，是衡量供應管理工作的一個重要指标。這類供應商要麼采購金額大，要麼有關鍵技術，要麼競争對手少。從采購金額上講，帕累托原則是一個很好的尺度：20%的供應商往往占掉80%左右的采購額，那麼這20%的供應商就是簽合同的對象。
根據對公司的重要性，供應商可分類為戰略供應商（Strategic Supplier）、優先供應商（Preferred Supplier）、待定供應商（Provisional Suppliers）、消極淘汰供應商（Passive Exit Supplier）、積極淘汰供應商（Active Exit Supplier）和身份不明供應商（Undetermined Supplier）。這些定義要在專文中說明。戰略供應商和優先供應商是簽訂合同的重點對象。
起草
公司大了，管理供應商的人多，一定要有标準的合同文本。但供應商那麼多，情況各異，所以标準文本不能定得太死，要有個浮動範圍。可由專人收集以前合同談判中的例外，以及主要負責人、律師的意見，規定哪些條款變動可以接受，哪些可以談判，哪些則絕對不能變動。在标準文本的基礎上，供應商管理經理可加入與特定供應商有關的内容，這樣就産生合同的初版。要注意的是，做為采購方，應盡量用本公司的合同文本。有些供應商會推薦自己的“标準文本”。用本公司的文本，起點就高，就順着自己公司的思路。
談判
合同談判其實是兩部分：對内征得内部意見一緻，對外說服供應商。這兩部分交替進行，很容易曠日持久。
幾個做法可幫助合同談判順利進行：
（1）單頁戰略總結（Single Page Strategy）來幫助内部人員達成共識。合同很大，但真正要想達到的目标就那麼幾個。絕大多數内部人員所關心的也就是那幾個目标。這些人很忙，不會有時間去讀整個合同。所以可把合同的關鍵點總結在一頁紙上，同時附上供應商的基本信息（例如規模、采購額、采購産品、與本公司的産品的關系、現有合同狀況、當前最大的問題等），有助于盡快達成内部共識。這個總結主要用于通過合同初稿。
（2）談判總結（Negotiation Summary）。談判過程往返很多，變化頻頻。可維持一個文件，分欄、逐點說明立場、供應商立場、雙方是否達成共識等，并标明時間。這份文件有助于和上級主管層的溝通。因為他們需要知道更詳細的内容，以供拍闆決策；也可約束供應商，防止他們對已達成共識的内容反悔。
（3）升級渠道（Escalation Channel/Process）。這是為防止内部決策者不及時做出決策或提出反饋意見。有些合同可能牽扯到産品設計、銷售、客戶服務、供應管理、律師等多個部門。每一個部門的頭都得點頭。而這些人都是忙人，不一定會及時審閱。升級渠道可詳細規定各級主管在多少時間内應作出決策，不然的話應升級到上一級。這樣，期望明确，内部客戶就會更配合。
執行
簽了合同，并不意味着合同就自動生效、執行。原因往往并不是供應商拒絕執行，而是采購方忽略有些條款。例如Volume Rebate，一般是根據對供應商的每年采購額來提成，有時候采購量超過下限但采購方沒有去收。年複一年的降價也是如此。有時候到了降價時間但采購方的訂單上還是老價錢。這主要原因是采購方缺乏自動的合同管理系統，所以錯過一些大的合同裡程碑。再就是雙方的理解不一樣。
對内部來說，确保内部客戶使用合同供應商也是合同執行的重要一環。情況往往是，你簽訂了合同，工程設計部門卻在用沒簽訂合同的供應商，辦公室耗材部仍在随便從别的供應商采購。缺乏自動的合同管理系統是一個原因，因為内部客戶不一定知道哪些供應商是合同供應商。合同供應商的績效表現是另一個原因：表現不理想，内部客戶不願意用。這些都得供應管理部門去解決。
程序
對合同管理作出規定，企業建立規範的合同管理程度，方便企業員工查詢資料、或者簽訂合同。對于提高企業的各部門的工作效率也起到重要作用，具體如下所述：
（一）項目的審批
1、項目承辦部門按照上級或廠部确定的項目，提出拟采購的物資項目(包括物資名稱、規格型号、數量、技術參數、主要設備的内部配置)或拟實施的工程項目(包括工程概括、技術方案與要求，安全方案、施工工期、施工機械與設備等)以及拟邀請談判的供應商、承包商名單。
2、主管廠領導審批。
3、紀監、審計部門對合同項目申請的真實性、拟邀請對方當事人名單進行監督。
（二）資質審查
1、項目承辦人負責調查、了解對方當事人主體資格、資信和履約能力等情況。
2、項目承辦人在邀請對方當事人參加合同談判時，應同時通知對方帶齊各種符合規定要求的資質審查材料。
3、法律事務室對對方當事人符合規定要求的資質審查材料進行合同資格審查并出具意見。
4、紀監、審計部門對對方當事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實性、合法性進行監督。
（三）準備會議
1、合同談判前應召開準備會議，确定談判方案及主談人員，統一談判意見。
2、準備會議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。
3、項目承辦人負責整理會議紀要，并經全體參會人确認。
4、項目承辦人負責起草合同草案，法律事務室可以予以協助。
5、紀監、審計部門應當宣布談判紀律，對保守廠商業秘密情況進行監督和檢查。
（四）合同談判與審查會簽
1、項目承辦部門負責組織各合同管理、監督部門及其他相關技術部門的人員參與談判。
2、項目承辦人對談判中臨時遇到的重大問題應及時進行協調，并向本部門負責人彙報，必要時向廠部有關領導請示。
3、項目承辦人負責合同文本審查會簽的流轉。
4、紀監、審計部門對談判過程及談判程序的規範性進行監督。
（五）合同簽訂、蓋章與歸檔
1、項目承辦人将審查會簽後的合同送法定代表人或授權代理人簽署。
2、合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序核對無誤後，加蓋合同專用章，至此合同正式訂立。
3、合同簽訂後，項目承辦人應當及時将完整的合同擋案移交法律事務室歸檔。
4、紀監、審計部門對合同及簽訂合同過程的合法性進行監督。
（六）項目實施及結算
1、項目竣工後，由承辦部門組織有關部門驗收并出具竣工驗收單。
2、對方當事人據此可領取《合同結算表》，進行結算。
3、财務科依據結算表，辦理付款事宜。
4、合同履行完畢或權利義務終止後，項目承辦人應及時通知法律事務室，法律事務室應及時向檔案管理部門移交合同擋案。
5、紀監、審計部門對合同的執行情況進行監督和檢查。
管理辦法
第一章總則
第一條為了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規範對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律歸定，特制定本管理辦法。
第二條凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。
第三條訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一緻、等價有償的原則。
第四條本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。
第五條除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條國家規定采用标準合同文本的則必須采用标準文本。
第七條公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。
第二章合同的訂立
第八條與外界達成經濟往來意向，經協商一緻，應訂立經濟合同。
第九條訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。
第十條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。
第十一條對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式，法定代表人特别指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業務委托的授權方式。
第十二條授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委托書，經公司法定代表人簽字并加蓋公章後授權生效。
第十三條符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：
1、單筆業務金額達一萬元的；
2、有保證、抵押或定金等擔保的；
3、先予以履行合同的；
4、有封樣要求的；
5、合同對方為外地單位的；
第十四條經濟合同必須具備标的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。
第十五條對于合同标的沒有國家通行标準又難以用書面确切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分别保管。
第十六條合同标的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經總經理批準同意，否則該業務不能成立。第十七條每一合同文本上或留地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬号，如不能一一注明，須經公司總經在所留的合同上簽字同意。
第十八條合同文本拟定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、财務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過後加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十九條公司經理對合同的訂立具有最終決定權。
第二十條流程中各審核意見簽署于合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章後留存并及時歸檔。
第二十一條對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章後才予以簽字蓋章，嚴禁簽字後以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。
第二十二條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條合同蓋章生效後，應交由合同管理員按公司确定的規範對合同進行編号并登記。
第二十四條合同文本原則上應持單份，至少應持二份，合同文本及複印件由财務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由财務部門和辦公室留存。
第二十五條非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編号。
第三章合同的履行
第二十六條合同依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，
第二十七條業務部門和财務部門應根據合同編号各立合同台帳，每一合同設一台帳，分别按業務進展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理彙報并通知法律顧問。
第二十九條财務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1、應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；
2、收款單位與合同對方當事人名稱不一緻的。
第三十條付款單位與合同對方當事人名稱不一緻的，财務部門應當督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意後，再轉财務審核付款。
第三十二條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
第四章合同的變更和解除
第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、财務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。
第三十四條變更或解除和同地通知或雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核後加蓋公章或合同專用章。
第三十五條有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天内向公司總經理彙報并通知法律顧問。
第三十六條變更或解除合同的通知和回複應符合公文收發的要求，挂号寄發或由對方簽收，挂号或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理範圍。
第三十八條合同變更後，合同編号不予改變。
第五章其他
第三十九條合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。
第四十條業務部門、财務部門應當根據所立合同台帳，按公司的要求，定期或不定期彙總各自的工作範圍内的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，并向總經理彙報。
第四十一條各有關人員應定期将履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編号整理，由法律顧問确認後交檔案管理人員存檔，不得随意處置、銷毀、遺失。
第四十二條公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步将合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同台帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核範圍。
第六章責任
第四十三條凡因未按規定處理合同事宜、未及時彙報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。
第四十四條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。
第七章附則
第四十五條本辦法适用于偉凡公司本部和各部門。
第四十六條本辦法解釋權歸公司總經理。
第四十七條本辦法自下發之日起生效實施。
