特點
建立企業采購管理制度，可以明确各崗位、各環節的責、權及相互關系；明确采購人員的業務操作要求，從而有利于加強考核；有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發職工的責任感與事業心。值得提出的是，采購管理制度作用的發揮是建立在采購制度本身科學性的基礎上的，為此，企業采購管理制度應體現以下幾個方面的特點：
1、文字化
任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領，對任何人、任何采購活動均起規範作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發給每一個采購人員，要求大家領會其内容，自覺地按采購制度要求自己。
2、可行性
任何企業的采購制度都應在充分考慮企業内外部條件、企業發展目标、行業特點以及采購人員本身實際情況的基礎上制定，應切實可行。不同類型企業的采購制度可以有差異，即使是同一個企業在不同時期也應有不同的采購制度，我們反對照搬照抄和一成不變的采購制度，強調采購制度在實施貫徹中的切實可行性，而不是僵化的教條與清規戒律。
3、嚴肅性
采購管理制度一旦确定，采購人員應不折不扣地執行，隻制定制度而不加強執行與實施的監督，這樣的規定、制度是毫無價值的。在實際運作中，對違反制度的采購人員應有相應的制裁措施，應提倡采購制度的嚴肅性。
4、協調性
采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協調，把上下級工作、前後環節工作有機地協調與聯系起來，以體現集體利益。
5、相對穩定性
采購制度已确定，一般地，短期内不要變動，通常一兩年、甚至更長時間應保持穩定，便于大家執行。如果經常變動，采購人員剛剛領會了老制度，又出現了新制度，這樣就會難以适應，容易造成采購工作的混亂。當然，采購制度并不是長期固定不變的，随着外部環境的變化，企業内部條件的改進，采購制度也可以适當進行調整。
内容
采購管理的主要制度有采購領導制度、經濟責任制度、監督制度和民主管理制度。
1、采購領導制度
采購領導制度，即采購決策制度，按采購什麼、采購多少，什麼時候采購等決策權屬于哪一級來劃分領導制度。具體有三種：
（1）集中制
采購的決策權集中于總公司，其他分公司或分廠無權采購，适用于小企業或分公司（分廠）較集中的企業采用，集中制的特點是：①采購數量大，能享受數量折扣，降低進價；
②集中采購，統籌安排，可節約大量人力、物力、财力；
③目前一些連鎖店大都采用這種決策制度，例如日本的八佰伴集團就曾采用這種決策制度。
（2）分散制
将采購的決策權分散于各個分公司或分廠。一般大規模企業，且分公司（分廠）分散在各地，企業的各分公司（分廠）所需的物資差異較大時，企業常采用這種領導制度，采用這種領導制度能充分調動分公司（分廠）的積極性，減少了内部物資的調撥手續，但不利于采購資金的統一管理，浪費人力、物力、财力，無法享受價格優惠，使進價較高。
（3）混合制
若企業的分公司（分廠）的所需的物品相同，且采購金額較大時，由總公司統一采購，對于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時性采購的物品由分公司自行采購。這樣，一方面能使采購資金較合理地統一管理，又能調動各分公司的積極性，及時滿足經營的需要。
2、經濟責任制度
經濟責任制是按照客觀經濟規律的要求，以提高經濟效益及服務質量為目标，科學地确定相關部門、人員經濟職責、利益權力的一項管理制度。明确經濟責任制，有利于維護采購隊伍的良好的工作秩序，提高工作效率，講究經濟核算，從而提高經濟效益。采購部門的經濟責任制度通常有以下幾方面：
（1）崗位責任制
崗位責任制是采購制度的中心環節。建立與健全采購崗位責任制，能做到采購部門人人有職責，事事有人管，目标清楚，責任明确，工作有條不紊，加強職工責任感，調動工作積極性，發揮其聰明才智；可以堵塞工作漏洞，保證采購工作的良好秩序。
雖然不同類型的企業采購，崗位責任制不盡相同，但一般采購部門内設有不同的崗位，不同崗位确定有不同的職責。結合采購工作的實際，我們認為采購部門的人員應承擔的職責有：
采購主管和計劃人員的職責
①制定采購計劃；
②制定和修訂采購制度；
③統籌安排采購資金；
④監督和考評采購人員，并指導其工作；
⑤合同的審議和管理；
⑥決策購進業務活動，以提高經濟效益；
⑦組織領導采購人員搜集市場信息，預測可供貨源及其趨勢，為企業主管領導當好參謀；
⑧指導采購人員與供應商搞好關系。
一般采購人員的職責
①貨源、價格、服務等市場調查；
②與供應商談判，确定有關事項，如價格、質量、交貨期及結算條件等；
③催貨；
④處理退貨、索賠；
⑤發票的核對與付款；
⑥辦理物品入庫手續；
⑦與供應商建立良好關系；
⑧搜集調撥信息，預測可供資源及其趨勢，供領導決策參考；
⑨節省購進費用支出，提高企業經濟效益。
（2）采購費用承包制
這是采購部門加強經濟核算的一種形式，在實際工作中，許多企業的采購費用大大超過正常的費用水平，造成采購環節經濟效益低下，從而也影響了整個企業經濟效益的提高。因此，用制度的形式來控制采購費用的開支水平顯得尤為重要。
采購費用承包制是将采購費用指标落實到每一個崗位、每一個采購人員身上，隻允許其在規定的費用标準内開支費用，從而控制采購費用支出。實際操作過程中，可以用相對數來控制，如規定采購每噸商品的費用額或每百元商品的費用額等。
也可以用絕對數來控制，如規定采購部門在按要求完成采購任務的前提下，每月的采購總費用水平，對于超支的部門由采購部門、采購員自己承擔；對于節支的部分可由采購部門、采購人員自行分配，以激發其工作責任感。
3、獎懲制度
為了調動廣大采購人員的工作積極性，充分發揮他們的聰明才智、努力幹好本職工作，企業應該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正體現“幹多幹少不一樣，幹好幹壞不一樣，幹與不幹不一樣，幹輕幹重不一樣”的分配精神。
對于一些成績突出、工作勤奮踏實的采購人員應給予适當的獎勵；對于那些工作散漫、績效較差，甚至給企業帶來經濟損失的采購人員應進行必要的懲罰，甚至清除出采購隊伍。
在建立獎懲制度時應注意兩點：一是把握好“刺激度”，即拉開檔次，不搞平均主義，要獎得高，罰得重，使獎懲措施真正起到激勵的作用。另一方面要注意多種獎懲方法相結合，根據心理學理論，人的需求是多方面的，物質獎勵隻能滿足職工物質方面的需要，過分強調物質刺激，會産生“一切向錢看”的錯誤觀念，其作用必然有限。
我們提倡物質獎勵與其他獎勵形式的配合，如精神鼓勵（評先進、表揚、提幹等）。對于懲罰來講也是如此，可以罰款，亦可行政處分，甚至開除公職，這樣獎懲制度才真正有效。
4、監督制度
貫徹采購制度必須堅持嚴格監督與考核，沒有嚴格的監督，采購制度就會流于形式，嚴格的監督是以科學考核依據為基礎的。在實際工作中監督的方法包括三種：一是由采購負責人對各部門組織和職工個人執行情況進行縱向檢查；二是組織有關部門的負責人進行橫向聯合檢查；三是個人自查。
在制定監督制度時，要注意把握兩個方面：一是對權力的使用和監督，檢查是否有濫用職權、借采購之機以權謀私的現象；二是對應負責任的監督與檢查，檢查責任是否落實到每個單位、每個人，或是否有職責不清、相互推诿的現象。
5、民主管理制度
實現民主管理制度是現代企業的重要趨勢，國有企業的性質決定了民主管理是一項基本制度。采購部門同樣應強調民主管理。實行民主管理，可以較好地把民主與集中結合起來，調動職工的積極性；可以集中廣大采購人員的智慧，集思廣益，共商大計；可以密切幹群關系，克服官僚主義、瞎指揮；也可以有利于解決采購部門内部的矛盾與争端，促進采購部門的安定團結。
實施民主管理制度，要求企業一方面在采購部門内部提倡民主的作風，一些重大的采購決策不能隻是采購負責人一人說了算，要動員大家讨論，每個采購員天天與供應商打交道，熟悉市場行情，充分利用他們的智慧，能提高采購決策的準确性。
另一方面，也應廣泛征求企業其他部門的意見，采納他的合理化建議，特别是銷售部門、市場開發部門意見，因為他們每天與客戶打交道，了解消費者的需要，了解市場變化趨勢，聽取他們的合理化建議，往往能确保采購的商品适銷對路，滿足消費者需求，從而提高企業的經濟效益和社會效益。
建立和健全采購管理制度是搞好采購工作、保證采購部門良性運轉的基礎性工作，是一個長期的過程，各種制度需要不斷地完善，以體現其科學性。我們同樣強調各種采購制度之間的協調、各種制度互相配合，共同構建成企業采購制度體系。這樣的規章制度才能真正發揮其效用。
中外差異
一、物資采購計劃的确認階段
生産部門對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據。物資采購計劃要從生産需求開始，這一點國内外企業沒有什麼不同，但其後的審核批準程序，二者卻存在很大差異，因此産生了不同的控制效果。在新的政府采購制度實施模式下,原有的行政事業單位資産及财務管理模式、理念等都發生了很大的變化。
國外企業物資采購管理制度規定：首先由生産部門根據生産計劃或即将簽發的生産通知提出請購單；
第二步，将請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員根據庫存情況核定采購數量，并經倉儲部門主管簽字後，傳遞到采購部門；
第三步，采購部門接到請購單後，審查是否重複采購，以及是否存在其他不合理請購品種或數量等，審核同意後，根據已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并将請購單交資金預算管理部門；
第四步，資金預算管理人員根據企業經營目标和資金預算審核請購物資是否在預算之内，審核後再交還采購部門，采購部門方可根據各部門審核過的請購單編制正式采購計劃。
相對而言，企業這方面的制度比較簡單：首先，也是由生産部門根據生産計劃編制用料申請表，報送采購部門；其次，采購部門審查是否有超範圍、超限額的品種和數量，并根據庫存情況審定采購數量；最後，編制正式采購計劃報主管領導審批。
兩種制度的差别在于：首先，業務流程不同。國外企業的制度相對複雜，要經過四個部門審核、批準，有四個控制點；而我們的企業隻經過兩個部門，加上主管領導把關，有三個控制點。
其次，組織機構設置不同。對生産部門請購單或用料申請計劃的審核，國外企業增加了倉儲部門和資金預算管理部門的參與，而倉儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門；而我們企業的機構設置中，倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門内的兩個相對獨立部門，倉儲部門一般不直接參與計劃的審核，明顯處于次要地位。
盡管兩種制度的控制目的相同，但這些差異對内控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是，從内部控制理論分析，内部控制實質就是内部牽制，即一項業務由二個或二個以上的人或部門經手，其發生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而，在管理機構設置上要求将不相容職務進行分離，将一項業務分由兩個或兩個以上部門控制。
國外企業将請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預算部門負責，而我們企業對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核，其控制效果必然要弱。從另一個角度分析，雖然我們企業的物資管理部門内部，采購部門和存儲部門也是分開的，具有相對獨立性，但他們同由一個部門管理，接觸機會較多，有共同的部門利益，很難避免人際關系和部門利益等因素的影響。
總之，由于機構設置上的差異，國外企業的内部控制效果明顯優于我們企業的内部控制。這一點在實際工作中已經非常明了。
另外，參與部門不同，對控制效果産生的影響也不相同。國外企業規定，生産部門的請購單首先經倉儲部門保管人員審核，相當于我們企業要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是，國外企業是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由采購人員根據保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由采購人員間接負責，最終效果差别很大。
如我們的企業庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應是采購計劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關系不大，所以保管人員并不會積極主動地去清理，而國外企業要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。
這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的産生，這一點很值得我們借鑒。
二、選擇采購渠道，确定采購價格階段
采購渠道和采購價格的确認，是物資采購控制的重中之重。它直接影響到企業的經濟效益，因而無論中外企業都将其作為關鍵控制環節。
國外企業規定：采購部門應該根據市場情況和以往的業務往來，建立供應商資信情況信息庫，或通過中介機構查詢有關供貨商的資信情況，然後向兩家以上供應商索取采購物資的價格和質量指标，比較不同供應商所提供資料，選擇最有利于企業生産和價格最合理的供應商。對于評選供應商，多數企業還會成立一個專門委員會，集體研究決定。
選定供應商和采購價格後，采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同，但還須将定貨單副本交由請購部門(生産部門)，證實定單内容符合他們的要求，同時還要将定貨單副本送收貨部門，以便驗收時使用。
而我們企業在采購渠道及價格确定方面，雖然一般也要求進行比價或招标，一些單位也設置了專門的崗位或部門負責監督，但實際上還是主要由采購人員和主管領導審定，比價或招标對多數單位來說還隻是一種形式。
兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國外企業強調集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。而我們企業選定采購渠道和價格的決策中，強調主管領導的作用。兩種制度體現了管理理念上的差别，反映出我們企業人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易産生個人行為。
當然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場不規範，依賴采購人員和領導個人的經驗較多等。
另外，國外企業與我們企業物資采購管理制度還存在其他方面的差别，如對業務記錄資料的要求，國外企業很嚴格很規範，要歸檔備查。而我們企業對這方面很不重視，記錄資料是為應付檢查而準備，雖然規範但不真實。
