存檔方式
國家對于畢業後尚未就業的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：
一是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個人去辦理托管手續。這種方式比較适合準備在生源地範圍内就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生，優點是在生源地就業後辦理手續簡單方便，而缺點是兩年内如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。
二是把檔案留在學校，待落實工作單位後，将戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校将其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。這種方式适合有就業願望但尚未就業的畢業生，優點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業生檔案留校隻是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。
三是把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較适合準備考研、創業、靈活就業的畢業生，優點是易于畢業生解決一些實際問題，缺點是如果畢業生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。
材料分類
第一類：履曆材料。
第二類：自傳材料；報告個人有關事項的材料。
第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。
第四類：學曆學位材料；職業（任職）資格材料；評（聘）專業技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。
第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。
第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。
第七類：表彰獎勵材料。
第八類：涉法違紀材料。
第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人專業（複原）安置、退（離）休材料；辭職、辭退，罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群衆團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。
第十類：健康檢查和處理工傷事故處理材料；治喪材料；幹部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。
保管費用
該檔案是記錄一個人的主要經曆、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起着憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案。
檔案管理費首先是用于檔案封裝保存的裝訂、檔案盒等文具費約30元，其次是人員經費、場地費、日常運營這三大支出。如果在機關或國企，一般不用自行承擔管理費用。同時，部分企業也會為職員報銷管理費，但有的企業為留住人才，常開出任職3年後才能報銷的規定。如果不屬于這些範圍，就要自行繳納管理費了。從2016年元旦起，全國都将取消檔案管理費，财政撥款解決檔案管理問題。
根據北京市人力資源和社會保障局提供的數據，截至2014年6月底，北京市、區縣存檔機構共管理檔案170萬份，存檔費在2013年1月起由240元下調至120元。專家估算，全國200多個地級市，每個市每年收費少則數百上千萬元，大城市動辄上億元，全國每年收取的檔案托管費至少達數十億元。
海澱區人才市場工作人員表示，隻要檔案有更新或移出的那一天，存檔費就要一次性補齊，否則檔案會被扣留。就算不動檔案，存檔費最遲也會在退休時追繳，否則“将使社保與退休金受到影響”。
管理制度
一、人事檔案保管制度
1.目的：第一，保守檔案機密。現代企業競争中，情報戰是競争的重要内容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
2.人事檔案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本内容大緻包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒别，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、内容，确定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關内容；最後，将新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的内容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無黴爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：對有些檔案發生疑問之後，如不能确定某份材料是否丢失。發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大緻程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；按發文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自将人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的内容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
1.目的n 第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。n 第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
2.人事檔案利用的方式
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房内或靠近庫房的地方， 以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止洩密和丢失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下内容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
(2)外借手續。借檔單位(部門)寫出借檔報告，内容與查檔報告相似。借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
