無紙化辦公:現代信息化辦公-中文百科頻道

什麼是無紙化辦公

無紙化辦公是指利用現代化的網絡技術進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。企業目前傳真都是傳統的傳真機、紙張、油墨、電費、機器維修保養費，員工時間等都是企業的成本開支，社會在進步創新和符合潮流，實用的産品是社會的主流，使用無紙傳真管理系統已經是社會的趨勢。

硬件

在無紙化辦公中硬件是不可或缺的重要元素，電腦、搭載原筆迹手寫輸入技術的終端（比如：電磁屏搭配電磁筆），借助這些硬件商務辦公用戶可完成電子文檔簽名、批注、修改等關鍵應用。而專業圖形設計制作用戶不必用筆在紙張上進行草稿繪制，隻需借助原筆迹手寫輸入終端在電腦上即可完成操作。另外，前台窗口行業則可以通過兩者的搭配，便捷高效的完成信息錄入等應用。美國優派公司（ViewSonic）擁有電磁筆專利技術及目前最全的原筆迹電磁屏産品線，并且在行業領域中的無紙化化辦公成功案例也非常多樣。

軟件

在無紙化辦公中軟件也起着關鍵作用，其能将搭載原筆迹手寫輸入技術的終端與電腦進行無障礙串聯，同時又能針對不同行業用戶提供相應的應用界面。

網絡

借助網絡，工作電子文檔可以在各部門間自由傳閱，從而得到進一步修改完善，通過硬件、軟件與網絡的通力協作讓工作效率大大提升。

發展現狀

盡管未來幾十年之内也不能全部變成無紙化辦公，但随着更多的信息都是以數字或電子的形式儲存和維護，因此，管理數據的更新應用也就浮出水面。未來将會使我們越來越走向無紙化辦公。在會計方面，人們對電子工作報告具有新鮮感。在零售市場，電子工作流程正在取代傳統的裝貨單、發貨單、發票和其它紙單據。

電子單據

電子單據甚至在低端領域也正成為記賬客戶的一種可行方法。從實用帳單如電話單和用電單，到經電子零售商務的帳單，都趨向不打印，而是提供電子郵件帳單并加以說明。許多服務商如Sprint和AT&T都推出各種電子帳單的優惠措施，比如，對申明接受電子帳單的消費者提供一定的折扣。大多數會計系統讓用戶的電腦或傳真機能夠接收來自他們電腦或傳真機上的電子帳單或傳真帳單。最務實的單位意識到無紙化辦公所帶來的成本節約，紛紛加緊進行無紙化辦公過渡。

改變

行政機關、企事業單位，常對内對外發布公文、新聞、公告、通知，以前是通過打印、粘貼，流動性弱、影響小、受衆面窄。用無紙化辦公可以通過計算機、網絡，将這些信息傳遞到各自工作人員或員工電腦上。企業當前傳真都是傳統的傳真機，紙張，油墨，電費，機器維修保養費，員工時間等都是企業的成本開支，社會在進步，創新和符合潮流，實用的産品是社會的主流，使用無紙傳真管理系統已經是社會的趨勢。

辦公系統

無紙化

安徽和暢辦公自動化将先進的管理思想、管理模式和軟件技術、網絡技術相結合，為用戶提供了低成本、高效能的最佳管理工具。此辦公自動化系統mwork基于對企業信息化的深刻認識及豐富實踐經驗，以先進的協同管理理念和功能體系，構建完整的辦公自動化産品系列，涵蓋協同辦公、人力資源、進銷存和内部郵件四大應用領域，并實行市場細分策略，以階梯形的産品應用層次滿足不同用戶的需求，用戶可根據自身實際情況選擇相應的産品。

和暢辦公自動化系統分為新聞發布、公文流轉、溝通交流、知識管理、日常事務、個人事務、公共信息、系統維護等八大部分，同時包含企業信息門戶。和暢協同辦公系統與人力資源管理、項目管理、資産管理、客戶關系管理、檔案管理、車輛管理等系統共同構成和暢協同辦公平台、數據共享，從而徹底消除了企業内部的信息膨脹和信息孤島。

和暢協同辦公系統擺脫了地域和時間的限制，實現了随時随地移動辦公。産品公系統在總結了大量行政和企事業單位對日常辦公，工作監控，以及領導輔助決策的需求，以現代管理理論為指導，抽象出通用模型，結合先進的Intranet/Internet技術，基于計算機網絡發展潮流而開發的一款軟件産品。該系統是适用于企事業單位的通用型網絡辦公軟件，融合了金諾科技長期從事管理軟件開發的豐富經驗與先進技術，該系統采用領先的B/S(浏覽器/服務器)操作方式，使得網絡辦公不受地域限制。

簡介

2009年1月1日，宜賓市政府系統公文無紙化辦理及傳輸平台建成正式全面運行，該平台複蓋從市政府到鄉鎮（街道）的所有政府機關和部分事業單位。截至2月1日，系統内已加入單位1272個，用戶人數達17239人，已通過辦公平台正式發文14515件，收文104297件，待辦公文366856件（次），手機短信提示216597次。

平台上班時間在線人數保持在500—1200人不等。預計今年6月底前實現對全市政府機關和事業單位全複蓋後，全市使用該平台的單位将達到1500餘個，用戶數将突破2萬人。該平台建設模式當前至少在我國中西部地區尚屬首例。

功能概要

企業辦公自動化系統(綠葉OA)通常包括以下主要部分：工作流、協同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。

工作流一般包括可以對流程進行配置的工具和能夠自動運行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實現企業的業務流程的網上運轉。

協同工作：以工作流引擎為基礎，為企業各部門員工提供了強有力的溝通手段。企業各部門可以在電子化的方式協同完成完整的業務流程，各環節可以有機結合，無縫銜接。對于各職位之間的協同工作情況可以進行有效控制。

知識管理：對企業内部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權限控制。

公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統的OA系統往往以OA為核心，在現代以工作流為核心的企業OA中，公文也仍然占據重要地位。公文處理一般包括收、發文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進的功能包括基于Word的文件處理和痕迹保留、進展短信通知等。

行政辦公：一般在企業辦公自動化系統中均包括了企業日常行政辦公的常用流程，如信息發布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、财務報銷、文件流程等，以幫助企業提高日常辦公的效率。

辦公好處

易學易用性

可将領導在傳統的紙質文件上的批示、簽署信息引入到辦公自動化網絡系統當中。通過對文件傳閱、審批流程的定義，各用戶便可在網絡中對文件進行親筆圈閱、批注和簽名，從而使不同用戶可對所傳閱讨論的文件發表各自的意見、相互交流并進行最終的定稿及簽署，用戶對文件進行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，并可進行打印輸出。用戶隻要會寫字，不需要學習繁瑣的鍵盤輸入方法，就和日常在紙上辦公時批閱、簽署文檔一樣，就能方便地使用含有電子筆迹技術的辦公自動化系統，從而大大減少了培訓工作量，這對最終用戶和開發商都有利。

網絡安全性

領導辦公可以與工作的各環節緊密結合，動态電子簽名認證保證了領導簽名内容的不可更改性和來源的真實性。用戶可以利用動态電子簽名認證可以實現可靠的身份确認功效，比傳統鍵盤密碼更安全、更有效。用動态簽名認證來替代傳統密碼口令驗證，極大增加系統中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

高度自動化

含有電子筆迹技術的辦公自動化系統可以大大減少重複勞動，它可以使各個部門、各個環節的單獨處理工作串聯起來，同時也能處理流程上多環節的任務。可以方便進行各個環節的審核、批複、簽字，同時也可以進行不同環節批複的查詢。不僅解決了傳統辦公的效率低下和紙張浪費狀況，而且也解決了因領導無法使用煩瑣的現代辦公自動化系統而閑置的信息化投資。